La herramienta que elijamos para comunicarnos con nuestro equipo no es una decisión que se deba tomar a la ligera, puesto que será la principal interfaz a través de la cual podremos hacer que los miembros de la organización se sientan, o parte del equipo, o un afterthought.
Elegir la herramienta es solamente una parte de lo que tenemos que hacer para promover una buena comunicación dentro de nuestros equipos. También podríamos analizar la importancia de la información que queramos comunicar, pero eso es para otro artículo.
Slack, Microsoft Teams, Flowdock, HipChat, Twist… cualquiera que sea la herramienta que usen en tu organización debe de ser usada conscientemente. Empresas con oficinas satélites (o en las cuales solamente una fracción del equipo se encuentra remoto) deben de poner especial atención a la forma en que se comunican.
El uso eficiente de las herramientas que tenemos a nuestra disposición es uno de los temas más ignorados cuando se habla de mejorar la comunicación de equipos distribuidos. Mientras se le pone excesiva atención a elegir la herramienta, simplemente se usan las configuraciones por defecto sin cuestionarse si son las adecuados.
Tomando en cuenta que las herramientas más populares permiten organizar el workspace en “canales” (o grupos), a continuación encontrarás algunos consejos para optimizar la comunicación y mejorar la moral de tu equipo.
Conversación General
El canal de “conversación general” comúnmente se usa para compartir información que a todos los miembros del equipo (empleados, contractors, y colaboradores) les importa para realizar sus labores del día a día, pero que no es precisamente vital.
Algunas herramientas, como Slack, le darán a tu organización un canal #general por defecto. Aunque parezca poca cosa, estoy en contra de que el canal de comunicación general se llame solamente “general”. Es impersonal, y no comunica claramente el propósito del canal. ¿Qué es general?
Mi consejo: el canal por default de tu organización debería llamarse como se llama tu empresa (#miEmpresa en vez de #general).
¿Por qué? Porque al publicar en ese canal tendrás la atención de todos los miembros del equipo — será el equivalente a pararte en medio de la oficina y pedirles a todos que tengan tu atención.
Aunque parezca un detalle pequeño, el nombre que le asignes al canal jugará un papel importante para que los miembros de tu equipo tomen decisiones sobre si es el lugar adecuado para comunicar algo. Éste es un canal en el que estarán todos los miembros de tu equipo, entonces es importante darle un nombre más relevante que simplemente “general”.
Habiendo dicho esto, en el canal principal de la organización, se deberían compartir temas serios, relacionados para el trabajo, y que sean relevantes para todos.
Pero bajo ninguna circunstancia se deberá compartir información importante o vital para que los miembros del equipo desarrollen su trabajo. Este es un error que se debe evitar a toda costa, porque el canal de conversación general suele ser de alto volumen, y los mensajes importantes tienden a perderse entre tanto ruido. Especialmente si no se hace uso de los hilos de conversación y todo se publica como un mensaje nuevo en el canal.
Slack incluso tiene un artículo de ayuda donde describen algunos tips para hacer que el uso de el canal principal de la organización sea más eficiente.
Anuncios Importantes
Para finalizar, hablemos de los anuncios importantes. Aquellos anuncios que todos, absolutamente todos, deben de conocer, y son vitales para poder desarrollar adecuadamente su trabajo.
No cometas el error de publicar estos anuncios en #MiEmpresa o #random. Te recomiendo crear un canal especial, #anuncios-importantes, al cual todos deban estar suscritos.
Este canal, #anuncios-importantes, es especial porque tendrá un par de reglas específicas:
- No se publica nada que no sea relevante para el equipo completo. Ejemplos claros pueden ser, cambios en la organización, se anuncia el lanzamiento de una nueva versión del producto, se hace alguna petición de parte del equipo de management.
- No se responden los mensajes de ese canal si no es usando la función de threads de la herramienta (en caso de que exista).
- No se usan @ para llamar la atención de alguien.
Con esas dos simples reglas, tu equipo puede ser mucho más eficiente, porque no tiene que estar preocupado de mantenerse al tanto de lo que se publica en #MiEmpresa o #random, porque sabe que si hay algo de lo que debe enterarse, estará publicado en #anuncios-importantes. Todo lo demás, lo puede consumir a su tiempo.
¿Dónde van los chistes, bromas, o temas de ocio?
Puedes tener canales dedicados para chistes o bromas. Muchos servicios por defecto también crean un canal #random que está dedicado a ser el “agujero negro” de la conversación del equipo.
El watercooler, si así lo deseas ver.
Sin embargo, también es importante tomar en cuenta que en este canal, siendo uno al que todos los miembros de tu equipo tendrán acceso, puede ser perjudicial si se van a tocar temas que son relevantes nada más para una porción del equipo, como por ejemplo, los que están en cierta oficina, o están asignados a ciertos proyectos.
¿Acordar para una salida al cine o unas cervezas terminando la jornada? Queda claro que la invitación no va en #MiEmpresa, y #random parece el mejor lugar.
Siendo un poco conscientes, ¿cómo hará sentir a los miembros remotos de la empresa que parte del equipo va a convivir o realizar actividades a los que ellos no pueden asistir? Se debe de tener cuidado con éste tipo de interacciones, puesto que la moral del equipo puede verse afectada cuando es notorio que no todos los miembros del equipo tienen acceso a las mismas oportunidades de convivir.
Todo esto se puede resolver teniendo canales como #oficina-colima para los que están en Colima, #oficina-cdmx para los de CDMX, y #remotos para todos los que no están en HQ.
Conclusión
Una de las razones más por las que las organizaciones experimentan dificultades para realizar sus tareas con éxito es la falta de comunicación efectiva. Es por eso que es imperativo ponerle igual o más atención a la forma en cómo usamos las herramientas a nuestra disposición, y no solamente hacer las debidas diligencias para seleccionar la herramienta y usarla de forma inconsciente.