• Organizando los canales de comunicación de tu equipo

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    Oscar Swanros

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    La herramienta que elijamos para comunicarnos con nuestro equipo no es una decisión que se deba tomar a la ligera, puesto que será la principal interfaz a través de la cual podremos hacer que los miembros de la organización se sientan, o parte del equipo, o un afterthought.

    Elegir la herramienta es solamente una parte de lo que tenemos que hacer para promover una buena comunicación dentro de nuestros equipos. También podríamos analizar la importancia de la información que queramos comunicar, pero eso es para otro artículo.

    Slack, Microsoft Teams, Flowdock, HipChat, Twist… cualquiera que sea la herramienta que usen en tu organización debe de ser usada conscientemente. Empresas con oficinas satélites (o en las cuales solamente una fracción del equipo se encuentra remoto) deben de poner especial atención a la forma en que se comunican.

    El uso eficiente de las herramientas que tenemos a nuestra disposición es uno de los temas más ignorados cuando se habla de mejorar la comunicación de equipos distribuidos. Mientras se le pone excesiva atención a elegir la herramienta, simplemente se usan las configuraciones por defecto sin cuestionarse si son las adecuados.

    Tomando en cuenta que las herramientas más populares permiten organizar el workspace en “canales” (o grupos), a continuación encontrarás algunos consejos para optimizar la comunicación y mejorar la moral de tu equipo.

    Conversación General

    El canal de “conversación general” comúnmente se usa para compartir información que a todos los miembros del equipo (empleados, contractors, y colaboradores) les importa para realizar sus labores del día a día, pero que no es precisamente vital.

    Algunas herramientas, como Slack, le darán a tu organización un canal #general por defecto. Aunque parezca poca cosa, estoy en contra de que el canal de comunicación general se llame solamente “general”. Es impersonal, y no comunica claramente el propósito del canal. ¿Qué es general?

    Mi consejo: el canal por default de tu organización debería llamarse como se llama tu empresa (#miEmpresa en vez de #general).

    ¿Por qué? Porque al publicar en ese canal tendrás la atención de todos los miembros del equipo — será el equivalente a pararte en medio de la oficina y pedirles a todos que tengan tu atención.

    Aunque parezca un detalle pequeño, el nombre que le asignes al canal jugará un papel importante para que los miembros de tu equipo tomen decisiones sobre si es el lugar adecuado para comunicar algo. Éste es un canal en el que estarán todos los miembros de tu equipo, entonces es importante darle un nombre más relevante que simplemente “general”.

    Habiendo dicho esto, en el canal principal de la organización, se deberían compartir temas serios, relacionados para el trabajo, y que sean relevantes para todos.

    Pero bajo ninguna circunstancia se deberá compartir información importante o vital para que los miembros del equipo desarrollen su trabajo. Este es un error que se debe evitar a toda costa, porque el canal de conversación general suele ser de alto volumen, y los mensajes importantes tienden a perderse entre tanto ruido. Especialmente si no se hace uso de los hilos de conversación y todo se publica como un mensaje nuevo en el canal.

    Slack incluso tiene un artículo de ayuda donde describen algunos tips para hacer que el uso de el canal principal de la organización sea más eficiente.

    Anuncios Importantes

    Para finalizar, hablemos de los anuncios importantes. Aquellos anuncios que todos, absolutamente todos, deben de conocer, y son vitales para poder desarrollar adecuadamente su trabajo.

    No cometas el error de publicar estos anuncios en #MiEmpresa o #random. Te recomiendo crear un canal especial, #anuncios-importantes, al cual todos deban estar suscritos.

    Este canal, #anuncios-importantes, es especial porque tendrá un par de reglas específicas:

    1. No se publica nada que no sea relevante para el equipo completo. Ejemplos claros pueden ser, cambios en la organización, se anuncia el lanzamiento de una nueva versión del producto, se hace alguna petición de parte del equipo de management.
    2. No se responden los mensajes de ese canal si no es usando la función de threads de la herramienta (en caso de que exista).
    3. No se usan @ para llamar la atención de alguien.

    Con esas dos simples reglas, tu equipo puede ser mucho más eficiente, porque no tiene que estar preocupado de mantenerse al tanto de lo que se publica en #MiEmpresa o #random, porque sabe que si hay algo de lo que debe enterarse, estará publicado en #anuncios-importantes. Todo lo demás, lo puede consumir a su tiempo.

    ¿Dónde van los chistes, bromas, o temas de ocio?

    Puedes tener canales dedicados para chistes o bromas. Muchos servicios por defecto también crean un canal #random que está dedicado a ser el “agujero negro” de la conversación del equipo.

    El watercooler, si así lo deseas ver.

    Sin embargo, también es importante tomar en cuenta que en este canal, siendo uno al que todos los miembros de tu equipo tendrán acceso, puede ser perjudicial si se van a tocar temas que son relevantes nada más para una porción del equipo, como por ejemplo, los que están en cierta oficina, o están asignados a ciertos proyectos.

    ¿Acordar para una salida al cine o unas cervezas terminando la jornada? Queda claro que la invitación no va en #MiEmpresa, y #random parece el mejor lugar.

    Siendo un poco conscientes, ¿cómo hará sentir a los miembros remotos de la empresa que parte del equipo va a convivir o realizar actividades a los que ellos no pueden asistir? Se debe de tener cuidado con éste tipo de interacciones, puesto que la moral del equipo puede verse afectada cuando es notorio que no todos los miembros del equipo tienen acceso a las mismas oportunidades de convivir.

    Todo esto se puede resolver teniendo canales como #oficina-colima para los que están en Colima, #oficina-cdmx para los de CDMX, y #remotos para todos los que no están en HQ.

    Conclusión

    Una de las razones más por las que las organizaciones experimentan dificultades para realizar sus tareas con éxito es la falta de comunicación efectiva. Es por eso que es imperativo ponerle igual o más atención a la forma en cómo usamos las herramientas a nuestra disposición, y no solamente hacer las debidas diligencias para seleccionar la herramienta y usarla de forma inconsciente.

  • Cuidado con el Home Office

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    Oscar Swanros

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    Muchas empresas ofrecen la posibilidad de hacer “home office” como un perk para atraer talento, argumentando que podrás trabajar desde tu casa (o donde quieras, según dicen) un par de días a la semana (o indefinidamente, depende de qué tan cool se quieran ver).

    Ver “home office” listado como uno de los beneficios que tendrás puede ser muy motivante para buscar esa posición dentro de una organización. Pero cuidado, más que una ventaja, puede ser el inicio de un proceso doloroso en el que creerás que el trabajo remoto es una trampa.

    La razón por lo que comento lo anterior es porque, como he dicho en algunos otros posts en esta página, trabajar de forma remota no es tan simple como no ir a la oficina, o tener un un “horario flexible”.

    El trabajo remoto requiere buy-in de todos los involucrados para hacer que funcione, y esto no siempre va bien con las personas que toman las decisiones, puesto que uno de los valores fundamentales que se deben de tener para lograr esto es que los que están a cargo confíen plenamente en el equipo que contrataron.

    Me da mucha tristeza reportar que, desafortunadamente, lo anterior es algo tan poco común como ponerte de buenas al pegarte en el dedo chiquito del pie con algún mueble a las 3 de la mañana. En industrias convencionales, aún te pagan por hacer horas nalga, no por el valor que aportas a la organización.

    En ejemplo práctico, imagina que uno de tus clientes (es decir, no tu empleador de tiempo completo) no está consciente de lo que significa que trabajes de forma remota, como…

    • que la comunicación debe ser asíncrona,
    • que tu trabajo no está atado a un “horario de oficina”,
    • que es mucho más productivo sobre-comunicar en texto (correos, mensajería instantánea) que entrar a “una llamada rápida” a cada rato

    ¿Cuánto crees que dure la relación laboral en una situación así? Probablemente tu cliente va a comenzar a desesperarse porque no contestas los correos inmediatamente, o porque no te encuentra si te llama a las 8 AM un sábado.

    En una relación proveedor-cliente, la realidad es que todo se puede solucionar de forma bastante sencilla, dentro de lo que cabe. Pero cuando eres parte de una organización y existe un desconecte de expectativas de ésta magnitud , las cosas pueden ponerse feas — sobre todo si la organización tiene un departamento de “recursos humanos”… ugh…

    Hacer home office significa que las expectativas y requerimientos serán exactamente los mismos que si estuvieras presente en la oficina, con la desventaja de que estarás trabajando en un lugar donde no trabajas usualmente y probablemente con un equipo que probablemente no está consciente de los retos que presenta trabajar de forma remota.

    Si estás considerando entrar a trabajar a una empresa donde listan la posibilidad de hacer home office unas cuantas veces al mes, por favor no te confundas y pienses que eso significa que tendrás las mismas libertades (y responsabilidades) que tendrías en un trabajo remoto. Es una receta para el desastre, y seguramente terminarás odiando la idea de trabajar remotamente, cuando en realidad lo que sucedió es que no lo hiciste ni en el momento ni con el equipo adecuado.

  • Evita las horas nalga: ir a la oficina no es lo mismo que trabajar

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    Oscar Swanros

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    Una de las grandes mentiras de los últimos tiempos, me atrevo a decir, es que ir a la oficina es lo mismo que trabajar.

    Horas nalga. Así es como se le conoce al tiempo que se desperdicia en cosas no productivas en el espacio del trabajo. Y si bien este concepto no aplica exclusivamente cuando se tiene que ir a trabajar a una oficina (bien podría yo sentarme en mi estudio y no hacer nada productivo), sí es mucho más prevalente en la modalidad de trabajo “normal”, ya que parte del compromiso de trabajar en una oficina, muchas veces, es llegar a las 8 e irte a las 4. Sin importar que durante ese periodo no hayas hecho nada productivo.

    Te están pagando por existir en una oficina. Qué hueva.

    El trabajo remoto nos permite aprovechar al máximo nuestras rachas de productividad, las cuales difícilmente pueden ser programadas para funcionar exclusivamente durante horas de oficina.

    Requiere cooperación de todas las personas involucradas. No puedo simplemente querer dejar de ir a la oficina y dejar de “hacer horas nalga” si la organización no tiene la infraestructura y mentalidad adecuadas.

    Se tiene que poner atención a estos detalles y tomar una decisión en caso de que nos demos cuenta de que nuestros valores no están alineados con los de la empresa. Ignorar los signos de fricción solamente va a llevar a frustración y potencialmente vamos a terminar con un mal sabor de boca, o peor, quemando puentes.

    Como administrador de un negocio o empresa, me estaría preguntando si realmente vale la pena seguir pagando por el espacio si me doy cuenta que la mayoría, o gran parte, de mi equipo de trabajo, viene a la oficina porque es requisito de la empresa, no porque realmente necesiten estar físicamente dentro del edificio.

    También como empleador es muy importante ver a los miembros de mi equipo de trabajo como personas, no como “recursos” (estoy en contra de que haya un departamento llamado “recursos humanos”). Cada persona con la que colaboro tiene objetivos, ideas, y una individualidad que necesita ser respetada.

    Con esto, debo de darles la confianza necesaria para hacer su trabajo de la mejor forma: por esto los contraté, no porque quiero que estén sentados en la oficina durante 8 horas diarias porque sí.

  • Cambia tu lugar de trabajo de vez en cuando

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    Oscar Swanros

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    Llevaba ya un par de semanas atorado con una tarea que no podía terminar de resolver de la manera adecuada. Típica situación de trabajo en la que arreglar una cosa descomponía otras dos.

    Por un momento se me había olvidado que trabajo de forma remota y que no debo de estar confinado a la oficina de mi casa para poder hacer mi trabajo. Pero en cuanto lo recordé, decidí guardar mis cosas e irme al Starbucks más cercano… bueno, el único en Colima.

    Pedí mi cold brew con doble shot de espresso. Más tardé en darle el primer trago que en llegar a la solución de mi problema. Lo implementé en 20 minutos, guardé mis cambios, y listo.

    Incluso las personas que llevamos mucho tiempo trabajando de forma remota podemos caer en el vicio de trabajar siempre desde el mismo lugar. La comodidad de tener una rutina, usar siempre el mismo equipo, y tener lo que necesitamos a la mano en todo momento (el café preferido, la silla cómoda, etc), difícilmente se puede cambiar por algo mejor.

    Pero hoy recordé que… ¡TRABAJO DE FORMA REMOTA! No necesito estar en el mismo lugar. Puedo decidir cambiar mi ambiente de trabajo por un periodo de tiempo para sacarle el mayor provecho a mi creatividad.

    Ver personas nuevas, usar una silla diferente, incómoda, apoyarme en un escritorio al cual no estoy acostumbrado… todo esto contribuye, en mi caso, a que mi cerebro funcione más ágilmente por un periodo corto de tiempo (¿tal vez porque inconscientemente no me gusta estar aquí?).

    Una herramienta más a mi disposición para seguir haciendo del trabajo remoto mi forma de trabajo favorita.

  • Sé tu propio gerente

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    Oscar Swanros

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    Hoy, mientras revisaba alguna documentación interna de la empresa donde trabajo (de forma remota, claro), me topé con un enlace al un post de Signal vs. Noise, de Basecamp, llamado “Hire managers of one”. Y esto me hizo reflexionar sobre la importancia de ser autosuficiente en el trabajo.

    A manager of one is someone who comes up with their own goals and executes them. They don’t need heavy direction. They don’t need daily check-ins. They do what a manager would do — set the tone, assign items, determine what needs to get done, etc. — but they do it by themselves and for themselves.

    La publicación citada fue publicada hace 12 años. Basecamp lleva 20 años trabajando de forma remota, por lo tanto podemos aprender mucho de ellos.

    Es tentador pensar que la proposición anterior debería ser una regla para cualquier negocio. ¿A qué director no le gustaría tener un equipo de trabajo que sea completamente autosuficiente y no los tenga que andar arreando? Pero también se debe de considerar que no todas las personas funcionamos así.

    Hay personas que necesitan guía constante. Y está bien.

    Pero cuando trabajas de forma remota, se vuelve vital ser autosuficiente — no estar siempre esperando que te digan qué tienes que hacer, o hacia donde tienes que ir. Al trabajar de forma remota, en un ambiente ideal, donde la comunicación es completamente asíncrona y tu empleador deposita su confianza absoluta en su equipo, te darán un objetivo, y tu tarea será encontrar la forma de resolverlo usando las habilidades por las cuales te contrataron.

    Ciertamente es una visión muy diferente al trabajo regular de oficina, donde mucha de la validación de tu trabajo viene del simple hecho de existir en una oficina.

    Link: https://signalvnoise.com/posts/1430-hire-managers-of-one

  • Comunicación efectiva: no te disculpes

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    Oscar Swanros

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    La comunicación efectiva es una herramienta que podemos utilizar a nuestro favor. Al hacerlo, estamos elevando las probabilidades de que nuestro mensaje llegue fuerte y claro. Sin embargo, hay situaciones en las que ejercer la comunicación efectiva puede percibirse de mala manera.

    Hace unos días tuve una interacción interesante con un compañero de trabajo. Llevaba yo más de una semana trabajando en algo, y después de unas horas de haberlo enviado para que me hiciera la primera ronda de revisión y comentarios, me respondió con el siguiente mensaje (junto con un par de docenas de sugerencias de cambios que debía hacer a mi propuesta).

    Desafortunadamente creo que te faltó considerar varios aspectos para hacer que lo que estás proponiendo se pueda implementar de la manera adecuada.

    Por favor, revisa mis comentarios y adecúa la propuesta. Avísame cuando lo pueda volver a revisar.

    Mi colega

    Hasta ahí todo bien desde mi punto de vista. Lo que me llamó la atención fue el mensaje privado que recibí de mi compañero inmediatamente después de haber recibido ese correo, donde me pedía perdón por el tono del correo anterior, diciendo que no había sido su intención que sonara tan dura, y que esperaba que entendiera que simplemente está intentando mejorar el producto.

    Uno de los pilares del trabajo remoto es la comunicación efectiva.

    Durante todos mis años trabajando de forma remota, me queda claro que una de las peores cosas que se pueden hacer es asumir alguna intención en los mensajes escritos que recibimos todos los días. Inconscientemente, siempre estaremos buscando algún “tono”. Es nuestro deber como trabajadores remotos quitarnos éste tick y tomar lo que se nos dice por su valor nominal, y nada más.

    Es decir, si alguien me comunica que a mi propuesta le faltó considerar ciertos aspectos, ¿por qué debería de asumir que eso habla mal de mí como miembro del equipo? En ningún momento se está poniendo en duda mi aportación, simplemente se me está haciendo una observación. Y como miembro del equipo, y profesional que soy, debo de aceptar esa retroalimentación y tomarla como una oportunidad para crecer y para aprender.

    Lo que más me llama la atención es la necesidad de mi compañero de trabajo de aclarar que su mensaje no era mal intencionado.

    En ésta situación en particular hay varios factores que tomo en cuenta que nos diferencian como individuos:

    • Somos de culturas diferentes (él Alemán, yo Mexicano)
    • Hablamos idiomas completamente diferentes (él Alemán, yo Español), y nos comunicamos en Inglés
    • Tenemos backgrounds completamente diferentes (él tiene mucha más experiencia profesional que yo en industrias mucho más grandes)

    Somos completamente diferentes. Pero los dos trabajamos en el mismo equipo, y el objetivo general es mejorar el producto en el que trabajamos — por eso invertimos tanto tiempo en pedir y dar retroalimentación oportuna.

    Dadas estas diferencias tan grandes de cultura, lenguaje, y backgrounds, creo que sería raro (o hasta preocupante) que no hubiera también diferencias de expectativas a la hora de comunicarnos.

    Creo que esa es la razón por la que mi compañero se vio en la necesidad de aclarar por mensaje privado que su comentario no había sido mal intencionado.

    Cuando se trabaja en un equipo remoto, es de suma importancia trabajar en la comunicación efectiva y debemos tener en cuenta que cada persona es completamente diferente, y que no importa que estén trabajando hacia el mismo objetivo, cada quien carga con sus propios dogmas, vicios, y preocupaciones.

    Pero creo que también podemos seguir 3 simples reglas para asegurarnos de que la comunicación en la empresa remota es efectiva.

    1. Toma cada interacción por su valor nominal, no asumas intención en los mensajes.
    2. Se profesional y comenta sobre el trabajo, no sobre la persona.
    3. Se asertivo.

    Tan simple como eso.

    Y no, Daniel, no te disculpes por ser efectivo comunicando. ¡Gracias por tus comentarios!

  • Los riesgos del trabajo remoto y cómo evitarlos

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    Oscar Swanros

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    En este artículo quisiera tocar 3 de los riesgos del trabajo remoto más prominentes, y cómo mitigarlos. Porque si bien trabajar desde donde sea tiene muchas ventajas tangibles, también es necesario recordar que no hay un pro sin un contra.

    #1: Equipo perdido o robado

    Todo mundo corremos el riesgo de olvidar nuestra mochila, o de que nos la roben, así que debe de ser práctica estándar pedirle a tu equipo que proteja sus equipos con contraseña de acceso.

    Si usas macOS para realizar tu trabajo, una práctica estándar para todos debería ser activar FileVault para que todo el contenido del disco se encripte mientras se encuentre en reposo. Esto significa que aunque te roben la computadora y extraigan el disco duro de la misma, la información que pudieran obtener será completamente inútil.

    Demuestra cómo activar FileFault en macOS.
    Activa FileVault yendo a Ajustes > Seguridad y Privacidad > FileVault.

    Además, te recomiendo usar y promover dentro de tu organización el uso de manejadores de contraseñas, como 1Password o LastPass. Personalmente, soy fiel usuario de 1Password desde hace muchos años, y confío plenamente en sus aplicaciones para guardar hasta copias de mis documentos de identidad, y datos financieros.

    [convertkit form=1755518]

    #2: Trabajar en redes WiFi inseguras

    Jonathon menciona que trabajar en una red pública es inherentemente inseguro. La realidad es que no es lo óptimo, pero en el día a día, no deberías de preocuparte por detalles como este.

    Cuando tienes un trabajo remoto y navegas por internet usando una red pública, como la de un café, o algún parque, de lo único que debes preocuparte es si los sitios que se visitan utilizan el protocolo HTTPS.

    Si vas a la barra de direcciones de tu navegador de internet y ves un ícono de un candado como el que está en la siguiente imagen…

    Barra de navegador mostrando que el cifrado SSL está activo.
    OscarSwanros.com utiliza el protocolo HTTPS para enviar información. Cualquier cosa que hagas en ésta página está protegida.

    … entonces no tienes nada de qué preocuparte, pues significa que toda la comunicación entre tu computadora y el sitio de internet que estás viendo, está siendo protegida durante su tránsito, lo que significa que la red que estás usando no puede ver nada de la información que mandas o recibes.

    Mientras no instales algún software como parte del proceso de unirte a una red de internet, en realidad no tienes de qué preocuparte. Aunque si quieres agregar una capa de seguridad más robusta a tu networking, también podrías instalar algún software de VPN en las computadoras de tus empleados. Solamente ten en cuenta que no es mucho más seguro usar un VPN.

    En todo caso, si aún así no estás conforme, por favor asesórate con un profesional que te pueda ayudar a responder tus preguntas sobre seguridad en la red.

    #3: El trabajo remoto produce falta de productividad 

    Aquí es donde creo que Jonathon está siendo bastante old-school, pues las preguntas que se plantea para tomar la falta de productividad como un riesgo del trabajo remoto, dejan ver una forma de pensar que hará que cualquier trabajador remoto renuncie en tiempo record.

    ¿Cómo sé que mis empleados remotos están trabajando? La respuesta es bastante simple: el trabajo se hace.

    Trabajar de forma remota no solamente significa que los empleados estarán fuera de la oficina, sino que yo como empleador, estaré depositando mi confianza completa en ellos para que lleven a cabo las tareas que son requeridas.

    Si crees que necesitas estar al pendiente de tus empleados remotos, recibiendo actualizaciones constantes sobre si están trabajando o no (el equivalente a pasar por el pasillo detrás de los cubículos), siento informarte que tu organización será una de esas historias de terror que tus futuros ex-empleados contarán a sus nietos.

    Deja que tus empleados trabajen, deposita tu confianza en ellos, y ajusta las expectativas dependiendo de la urgencia de cada tarea.

    Algo sí te puedo decir: como trabajador remoto, una de las peores cosas que me puedes hacer es estarme pidiendo reportes múltiples veces durante el día.

    ¡Déjame hacer mi trabajo!