• Trabajo remoto: cómo propiciar una mejor colaboración

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    Oscar Swanros

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    Tienes un trabajo remoto, y tu equipo necesita encontrar la respuesta a una pregunta común: ¿en dónde buscarías? ¿A quién le preguntas? ¿Por dónde comienzas a escarbar para encontrar lo que necesitas?

    Probablemente, uses Google Workspace, Office 365, o Dropbox para organizar la información del día a día, entonces pensar en algunas palabras claves e ir a buscar el documento en internet probablemente sea una idea en tu cabeza ahora mismo. Si trabajas solo, tal vez tu instinto sea buscar en tu aplicación de notas o en tu correo.

    Sin embargo, no siempre tendrás acceso a estas herramientas de búsqueda avanzada para poder llegar a donde quieres de la manera más eficiente. Y probablemente estés sintiendo un poco de angustia al imaginarte una situación en tu vida personal o laboral que requiere que tengas cierta información concreta a la mano de manera inmediata, sin cuestionarte si podrás encontrarla en primer lugar.

    Yo comulgo con la idea de que ser productivo significa tomar acciones concretas con el objetivo de reducir la incertidumbre en un sistema de organización de información; reducir la entropía.

    Y en este caso, el PURLÚ es la respuesta.

    ¿Qué es el PURLÚ?

    El Principio de la URL Única (PURLÚ, por sus siglas) es un término que me inventé para fomentar una forma de trabajo más eficiente con mis colegas y los equipos a mi cargo (pero que implemento en mi vida personal también desde hace mucho tiempo). Está inspirado en mi experiencia en el mundo de la ingeniería de software, donde el principio de responsabilidad única establece que un módulo dentro de un sistema debería de tener una única responsabilidad, y nada más.

    Así como en ingeniería de software el principio de responsabilidad única nos protege a nosotros mismos de que los sistemas que estamos desarrollando se vuelvan difíciles de manipular, modificar, y mejorar, el PURLÚ fomenta exactamente lo mismo con el conocimiento dentro de una organización o proyecto — sea cual sea el área de aplicación.

    El PURLÚ establece que cualquier persona consultando un documento debería de ser capaz de comprender de manera integral el tópico en cuestión, sin cambiar la URL del navegador.

    Dicho de otra manera, asumo que un documento sigue este principio si la URL en mi navegador de internet no cambia, y, aun así, logro comprender el contexto al rededor, las implicaciones, y posibles ramificaciones de lo que estoy consumiendo.

    Como mínimo, un documento siguiendo el PURLÚ, tiene las siguientes 5 características:

    1. Tiene una URL que puede ser guardada como bookmark, y se puede acceder a él de manera sencilla.
    2. Representa de manera clara y concisa una problemática en particular, explicando el estado del arte, motivaciones y, de ser necesario, el objetivo o cambio que se desea para mejorar el tema en cuestión.
    3. Provee el contexto necesario para entender las implicaciones del tema en cuestión, sin entrar en detalle microscópico de cada uno de los factores relacionados.
    4. Incluye referencias a otros documentos que provean información más detallada sobre el contexto dentro del cual se desarrolla la temática.
    5. Guarda un historial con marcas de tiempo de las modificaciones que se le han hecho al documento.

    Cómo agrega valor el PURLÚ

    Cuando asimilé el PURLÚ y comencé a implementarlo en mi trabajo y mi vida personal, automáticamente sentí que el nivel de confianza que tenía en las áreas que son de mi interés y/ó mi responsabilidad aumentó considerablemente. Ahora, cada una de las preguntas que propuse al inicio de este artículo, tienen una respuesta sencilla: el documento.

    Un documento que sigue el PURLÚ elimina todas las dudas sobre cómo le debemos de dar seguimiento a un tema en particular. La teoría de diseño de sistemas de información promueve una práctica llamada Single source of truth, que establece que la información estructurada dentro de un sistema necesita ser editado en un solo lugar para que los cambios se vean reflejados transversalmente en todo el sistema. PURLÚ.

    Integrar el Principio de la URL Única en nuestro workflow también aumenta considerablemente la velocidad con la que podemos integrar personas a nuestro equipo de trabajo — especialmente hoy en día, que las probabilidades de trabajar con alguien en un huso horario diferente al nuestro se han vuelto exponencialmente más grandes.

    Al tener un documento donde se ha recopilado toda la información relevante para comunicar un tema de manera eficiente, se elimina mucha de la fricción inherente que conlleva agregar un colaborador a una organización que trabaja de manera remota.

    Las llamadas para sincronizar ideas, o comunicar procesos de la organización se vuelven mucho más cortas pues el nuevo integrante de la organización ya habrá conocido el contexto necesario para ser eficiente al atacar algún problema a través de un documento. Durante la llamada los miembros de la organización dando la bienvenida se pueden enfocar en responder dudas puntuales, y no en explicar los conceptos básicos que comprenden la problemática general.

    Seguir el PURLÚ paga dividendos al por mayor cuando desde un documento que implementa este principio comenzamos a ligarlo con otros documentos que también lo implementan. Se crea una red de conocimiento que podemos seguir y explorar a nuestro gusto; una herramienta en extremo poderosa para conectar conocimiento.

    Cuándo se debería honrar este principio

    Ningún extremo es bueno. Mientras el Principio de la URL Única resulta ser bastante útil cuando es implementado de la manera correcta, no todas las comunicaciones dentro de una organización deberían de implementarlo. Y en el caso de que lo quieras implementar en tu vida personal, no todas las ideas o proyectos que tengas deberían de usarlo tampoco.

    En orden de importancia, estos son los 3 factores que personalmente considero relevantes para decidir si un pedazo de información, ya sea dentro del contexto de mi trabajo o mi vida personal, necesita ser organizado en un documento que siga las características anteriores:

    1. Lo que estoy haciendo tiene valor histórico dentro del ambiente en el que se está desarrollado. Si la respuesta a la pregunta ¿necesitaré recordar esto con una estructura en particular en el futuro?, es sí, entonces necesito honrar el PURLÚ. (Ejemplo: estoy investigando un nuevo tema para la universidad, y voy recopilando información de diferentes fuentes)
    2. Existe la posibilidad de que múltiples personas necesiten consumir la información. El ejemplo más claro es el que mencioné antes, donde alguien nuevo se integra a una organización o proyecto y necesito acortar el tiempo en el que la persona puede comenzar a ser productivo con una base sólida de conocimiento.
    3. El tema en cuestión y su contexto e implicaciones pueden cambiar con el tiempo. Toma como ejemplo un manual de usuario de algún electrodoméstico o aplicación, que necesita tener apéndices con instrucciones específicas para cada nueva variación o versión del producto.

    Así mismo, un chat con colaboradores no puede ser considerado un documento que sigue el PURLÚ, pues la información está en constante flujo. Un hilo de correo tampoco puede ser considerado como un documento que adopte este principio.

    Ejemplos de documentos que siguen el PURLÚ

    La razón por la que Wikipedia es una herramienta tan útil es precisamente porque todo lo que encuentras en el sitio sigue el Principio de la URL Única.

    Tomemos como ejemplo la página para Paradoja, que es una idea extraña opuesta a lo que se considera verdadero a la opinión general. Cuando termines de leer esa página de Wikipedia tendrás todo el conocimiento relevantepara entender y explicar qué es una paradoja. Pero más importante aún, puedes observar que dentro desde la página de Paradoja, en caso de que necesites un poco más de explicación y contexto sobre qué es la retórica, con un clic estás en otro documento PURLÚ explicando otro tópico que, al asimilarlo, reforzará tu entendimiento sobre el tema en el que comenzaste: Paradoja.

    Como experimento, iniciando en la página para Paradoja, y haciendo clic en 5 enlaces, me encuentro en la página de Wikipedia para Metafísica. La progresión fue Paradoja, Filosofía, Teología, Gottfried Leibniz, Filosofía analítica, Metafísica, y cada uno de esos temas tiene industrias completas, estudios y miles de personas detrás de ellos. Sin embargo están interconectados.

    Otro ejemplo de documento que sigue el principio aquí descrito es este artículo mismo. ?

    Conclusiones

    Un documento siguiendo el PURLÚ nos permite ir tan al fondo como queramos, de manera estructurada y segura. Y como te acabo de mostrar, el quedarte con el contexto de una paradoja o la necesidad de comprender qué tiene que ver la metafísica con una paradoja (pasando por filosofía, teología, Gottfried Leibniz y la filosofía analítica), se vuelve una decisión del lector.

    Pero la información ahí está, y solo necesitas recordar una URL.

  • Trabajo remoto: ¿Está bien no saludar en cada interacción?

    Publicado por

    Oscar Swanros

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    Es cierre de mes más en tu trabajo remoto, y debes entregar el reporte semestral de resultados antes del fin de día. Un miembro de tu equipo posee información esencial, pero el sistema está caído. Aunque la entrega es urgente, aún cuentas con tiempo hasta las 5 PM.

    Decides contactar a tu colega de manera educada para solicitar la información. Abres la aplicación de chat de la empresa (que en el mejor de los casos no es WhatsApp) y escribes: “Hola, ¿cómo estás?”. Tu colega, también bajo presión y lidiando con distracciones en casa, recibe el mensaje, pero no puede responder de inmediato.

    A las 4:45 PM, tu colega finalmente responde: “bien, ¿y tú?”. Faltan solo 15 minutos para la hora límite y le pides el reporte de gastos mensual, mencionando que el sistema está caído. Sin embargo, antes de enviar el mensaje, ves que tu colega se ha desconectado, creyendo que solo querías saludar.

    Ahora el reporte de resultados deberá esperar hasta el lunes. Misión fallida.

    La cordialidad sí tiene un lugar en el trabajo remoto

    En una organización es importante mantener una base de decencia al momento de comunicarnos con nuestros colegas y que nos llevemos bien entre todos (o por lo menos nos toleremos), ya que, después de todo, muchas veces pasamos más tiempo con la gente con la que trabajamos que con nuestras mismas familias. O por lo menos esa ese la realidad a la que muchos estaban acostumbrados en Los Tiempos Antiguos (antes del 2020, para ser concretos), cuando sí era viable y no un riesgo mortal estar en una oficina con más personas.

    Hoy en día, las circunstancias mundiales han obligado a las empresas a voltear a ver el trabajo remoto no solamente como una opción viable, sino como la única herramienta a través de la cual asegurar su supervivencia. Desafortunadamente, los miles de organizaciones que han recurrido al trabajo remoto recientemente, no estaban preparadas culturalmente para hacer el cambio sin que hubiera repercusiones en la productividad percibida de los equipos afectados.

    Con este cambio tan vertiginoso de modalidad de trabajo, es natural que todos estemos buscando maneras de tener un sentido de normalidad y de preservar aquellas prácticas que en la oficina nos funcionaban tan bien para mantener una base de cordialidad que funcionara. Pero lo peor que podemos hacer en circunstancias excepcionales es intentar lidiar con ellas desde perspectivas habituales.

    El “pasar a ver si estabas en tu oficina” se convirtió en que nos instalaran programas que toman capturas de pantalla cada 5 minutos. El “checar la entrada” se convirtió en hacer que compartiéramos nuestra ubicación en tiempo real en el grupo de WhatsApp de la empresa. El “acercarse a preguntarte algo de rápido” se convirtió en, lo adivinaste, preguntar por chat cómo estamos.

    Insostenible.

    Circunstancias excepcionales requieren perspectivas excepcionales

    Y la perspectiva excepcional que te quiero compartir hoy es la siguiente: En el ambiente de trabajo está bien si no saludas y simplemente pides lo que necesitas de la otra persona.

    Que quede claro que esto no es una invitación a ser descortés. Más bien es una invitación a entender que cuando se trabaja de manera remota, cada quien está lidiando con su trabajo además de con su entorno.

    Una de las ventajas de trabajar en una oficina es el espacio controlado específicamente diseñado para que la organización sea eficiente, pero ese beneficio se esfumó cuando se nos requirió que nos quedáramos en nuestras casas y empezara el trabajo remoto. Es muy probable que la persona con la que te estás intentando comunicar esté trabajando desde su cuarto, donde en el mejor de los casos está solo o sola mientras su familia está en otra habitación. Te dejaré la tarea de imaginarte la situación para los padres de familia que además de trabajar desde casa, deben de asegurarse de que sus hijos estén atendidos, estudiando, o entretenidos.

    Cómo ser eficiente en el trabajo remoto sin ser descortés

    Es una de mis creencias que cualquier organización a la cual valga la pena pertenecer debe de tener arraigada en su cultura el principio de que el colaborador no es su trabajo, lo que significa que cuando se esté comunicando retroalimentación de manera sucinta, la misma debe de ser tomada a valor nominal.

    Este mismo principio creo que aplica para la colaboración del día a día en el trabajo remoto. Creo que debería de ser más común y socialmente aceptable, dentro de un contexto de trabajo profesional, simplemente pedir lo que se necesita de la otra persona sin la necesidad de pasar por las formalidades sociales a las que estamos acostumbrados.

    Puedo preguntar cómo está mi colega, esperar unas cuantas horas, que posiblemente sean críticas, para saber que está en línea (lo que realmente me importa) y por fin cuando me conteste que está bien hacerle la pregunta.

    O puedo ser profesional, responsable, y eficiente en un único mensaje:

    ¿En cuanto tengas oportunidad me podrías enviar el reporte de gastos del mes de octubre hasta el cierre? El sistema ha estado caído desde ayer y necesito el dato para enviar el reporte de resultados general antes de que termine el día de hoy. ¡Gracias!

    Si alguien se ofende por ese mensaje, creo que hay problemas más serios por los que deberías de estarte preocupando en tu relación con ese colaborador, que una cuestión de si eres cordial o no.

    Si es parte de tu naturaleza ser cordial y simplemente no lo puedes evitar, agrega un “buenos días/tardes/noches” al inicio, y ya está:

    Buenas noches, ¿en cuanto tengas oportunidad me podrías enviar el reporte de gastos del mes de octubre hasta el cierre? El sistema ha estado caído desde ayer y necesito el dato para enviar el reporte de resultados general antes de que termine el día de hoy. ¡Gracias!

    La belleza de la estructura del mensaje anterior es que:

    1. No estoy siendo descortés
    2. Explico con detalle lo que quiero
    3. Comunico por qué lo necesito
    4. Recalco el sentido de urgencia, y cuándo lo necesito

    La persona que lea ese mensaje tiene todos los datos necesarios para que el siguiente mensaje que yo vea de él o ella sea en el que me envía la información que yo necesito.

    Cómo decirle a un colega que está bien si no saluda

    Si estás en trabajo remoto y en tu organización eres la persona que recibe saludos y estás consciente que no es una manera ideal de trabajar, pero no sabes cómo decirles que no es necesario que te saluden antes de pedirte lo que necesitan de ti, te tengo una solución. De hecho, te tengo tres posibles soluciones.

    La primera es que copies y le mandes este texto:

    ¡Hola! Bien, gracias, ¿y tú? Oye, te quería comentar que no es necesario que me preguntes cómo estoy cuando necesites pedirme algo de trabajo. De verdad siéntete con la confianza de solamente hacer la pregunta y decirme cómo te puedo apoyar, y así cuando tenga oportunidad de contestarte te tendré la respuesta para desbloquearte.

    Si sientes muy seca esa respuesta, agrega lo siguiente:

    Ya sabes que cuando quieras nos ponemos de acuerdo para platicar y ponernos al día. Te dejo mi número de teléfono: INSERTA TU NÚMERO DE TELÉFONO AQUÍ

    Toma en cuenta que estas respuestas son bastante genéricas y puede que no sean las más apropiadas en tu situación en particular; tómalas como un punto de partida. Puedes redactar tu propia respuesta, de acuerdo a la relación que tengas con la persona en cuestión, pero asegúrate de comunicar el mensaje de manera adecuada.

    La segunda es una página de internet que puedes publicar en el chat general de tu empresa como algo que te encontraste en internet: sinsaludar.me. Escribí ese contenido como un recurso que puedes usar para compartir este conocimiento de manera indirecta si no quieres verte como el aguafiestas de tu empresa. Úsalo a discreción, y compártelo libremente. 

    La tercera es YaPídemeElMalditoFavor.com. También úsala a discreción, y con gente de confianza.

    Conclusiones

    La cultura de la empresa influye en cada uno de los procesos internos, incluido el de colaboración entre el personal. Desafortunadamente, muchos de los déficits de cultura laboral no son apreciables hasta mucho tiempo después cuando los resultados en números duros comienzan a ser menores de los ideales.

    La forma en como nos comunicamos en el trabajo remoto con nuestros colaboradores impacta de manera directa en los resultados que tenemos como empresa. Y aunque muchas personas puedan considerar la cordialidad una propiedad inviolable de la colaboración dentro de una organización, siempre debemos de tener bien claras las prioridades y poner en perspectiva cómo es que la organización reconocerá nuestro valor dentro de la misma: por qué tan bien nos llevamos entre nosotros, o por qué tan eficientes somos colaborando entre nosotros.

    La próxima vez que un colega tuyo tenga información importante, y necesites preparar un reporte mensual, reparar una base de datos, o firmar un contrato antes de que termine el día, te invito a ser profesional, responsable, y eficiente, y pregunta por lo que necesites de tu colega siguiendo las siguientes 4 reglas:

    1. No seas descortés
    2. Explica con detalle lo que quieres
    3. Comunica por qué lo necesitas
    4. Recalca el sentido de urgencia, y cuándo lo necesitas

  • El Problema XY y cómo evitarlo

    Publicado por

    Oscar Swanros

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    En ProblemaXY.com encuentras una descripción más sucinta que puedes compartir en tus redes para dar visibilidad a esta problemática.

    Cuando nos encontramos en alguna situación en la que tenemos que resolver una problemática imprevista, o que cae dentro de un dominio de conocimiento ajeno al nuestro o nuevo para nosotros, es bastante común comenzar a experimentar con posibles soluciones para nuestro problema en particular. Tal vez una de esas soluciones se sienta prometedora, pero debemos de tener siempre en cuenta que hay un metaproblema asechando en el horizonte: El Problema XY.

    El Problema XY

    Se le conoce como “El Problema XY” cuando al estar intentando resolver una problemática particular, se pide ayuda con el intento de solución actual en vez de con la problemática principal, lo cual tiene como consecuencia el desperdicio de tiempo y esfuerzo tanto de la persona que está preguntando, como de cualquiera que intente ayudar.

    El Problema XY no es una condición en la cual solamente pueda caer un grupo específico de personas. No es excepcional, y todos hemos sido víctimas de esto en algún momento de nuestras vidas, puesto que es completamente natural, ya que es parte de la naturaleza humana seguir nuestros instintos, y confiar en nuestro juicio – sobre todo cuando se trata de estar en lo correcto.

    El hecho de que seas experto en un área no te exime de poder llegar a caer en esta situación, y es importante tener ese grado de conciencia que eventualmente nos puede llegar a ayudar a “cacharnos” a nosotros mismos antes de encontrarnos en una situación que nos haga reclamarnos a nosotros mismos el “por qué no pregunté esto antes.”

    Ejemplo de un Problema XY

    Un Problema XY tiene como esqueleto la siguiente descripción:

    1. Persona quiere hacer X.
    2. Al no saber cómo hacer X, la persona intenta Y porque se le ocurrió que sería una solución viable.
    3. Pero ella tampoco sabe hacer Y.
    4. Así que pide ayuda con Y.
    5. Otras personas intentan ayudarla con Y, pero se confunden porque se dan cuenta de que Y parece ser un problema extraño, que no tiene sentido.
    6. Después de mucho tiempo perdido, y frustrantes interacciones, se vuelve aparente que en realidad la persona quería ayuda con X, y se dan cuenta de que Y ni siquiera era una solución viable.

    Estos 6 pasos, o variaciones de los mismos, se pueden encontrar en un sinfín de áreas profesionales: fotografía, programación, diseño, arquitectura…

    Si tienes un ejemplo puntual en tu área de expertise que desees compartir y que creas agregue valor a la lista, compártemelo en Twitter.

    Estrategias para prevenirlo

    Las estrategias para prevenir caer en el Problema XY son bastante sencillas, pero necesitamos tenerlas siempre presentes:

    Asegúrate de que has asimilado correctamente la problemática antes de pedir ayuda.

    Por más expertos que seamos en nuestra profesión, siempre es un ejercicio bastante productivo dar dos pasos hacia atrás y cuestionarnos a nosotros mismos si es que realmente entendemos la premisa de la problemática. Si la respuesta es no, entonces podemos parar aquí mismo y buscar un replanteamiento de la misma.

    Comparte hasta el más mínimo detalle.

    Es común intentar ofuscar información de lo que realmente estamos queriendo hacer en nuestra pregunta, compartiendo solamente lo que nosotros creemos es absolutamente necesario para que se entienda la intención de lo que queremos lograr. Esto se debe evitar a toda costa.

    Existe un dicho que es bastante relevante en esta situación: “el diablo está en los detalles.” Para contrarrestar esto, asegúrate que tu pregunta contiene la información necesaria para que los siguientes puntos estén clarificados:

    1. Cómo te encontraste con el problema.
    2. Cuál es el resultado que esperas al resolver el problema.
    3. Por qué es importante que se resuelva este problema.

    Si al hacer tu pregunta (aun cuando estés preguntando por Y en vez de por X) te aseguras que estás compartiendo información que clarifique los 3 puntos anteriores, tus probabilidades de cumplir tu cometido se elevarán considerablemente.

    Si ya intentaste otras posibles soluciones, también compártelas

    En este caso el contexto es importante, y estarás apoyando a que las personas que te podrían prestar ayuda 1) no pierdan tiempo investigando otras posibles soluciones que 2) tú de alguna manera ya validaste que no son viables.

    La idea general es hacer el proceso de feedback más eficiente, y con menos disgustos y pérdida de tiempo y esfuerzo.

    Conclusiones y recursos

    Evitar caer en este tipo de problemas requiere cierto autoconocimiento y conciencia de nuestras acciones. Es muy fácil quedarse simplemente con la textura de la problemática, sin tomarnos el tiempo de pensar realmente si lo que estamos haciendo tiene sentido, o incluso si vamos en la dirección correcta.

    Como un recurso de apoyo para todos, creé ProblemaXY.com, que es básicamente una ficha técnica de ayuda puntual para explicar este tema de una manera más sucinta. Siéntete libre de mandarle ese enlace a las personas con las que trabajas para que lo tengan presente.

  • Escribe mensajes eficientes y efectivos

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    Oscar Swanros

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    Trabajamos de manera remota. Y es importante reconocer que no estaremos siempre disponibles para resolver situaciones de manera conversacional. Por eso debemos de asegurarnos que cualquier mensaje que enviemos es eficiente y efectivo.

    Los 3 componentes de un mensaje eficiente y efectivo que promueve mejor comunicación en equipos remotos:

    1. Reconocimiento del mensaje anterior: Si alguien hace una pregunta o expone un problema, reconocer que entendemos la pregunta o el contexto en el cual se da el problema. Podemos responder punto por punto para dar más contexto, o simplemente referenciar el tema desde nuestra perspectiva para aclarar que tenemos el mismo entendido de qué es lo que estamos discutiendo.
    2. Mi aportación: Aquí es donde puedes explayarte, compartir los resultados de tu investigación del problema, o verter lo que sabes por experiencia. Compartes recursos, enlaces, documentación, o explicas el problema en otros términos. Esta es la parte importante de tu mensaje, y donde deberías de ponerle más atención.
    3. Siguientes pasos: Idealmente, cualquier mensaje dentro del thread da pie a que alguien más contribuya o que el que esté leyendo el thread sepa en qué se quedó la discusión. Esto puede ser desde hacer otra pregunta concreta, o simplemente decir “voy a crear un PR para resolver esto”, pero siempre debe de haber algo que dé pie a saber qué es lo que sigue.

    Es frustrante cuando los comentarios en un hilo de conversación solamente incluyen el mínimo contenido posible para habilitar el botón de “Enviar”, pero que realmente no aportan nada a la conversación.

    Un buen comentario dentro de un hilo idealmente debería de aportar más claridad que incertidumbre al tema que se está discutiendo.

    Creo que un buen ejercicio para nosotros como organización sería comenzar a procurar que nuestros comentarios sean más claros y concisos. Al final estoy seguro de que nos va a ayudar a ser más efectivos con nuestro trabajo.

  • Organizando los canales de comunicación de tu equipo

    Publicado por

    Oscar Swanros

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    La herramienta que elijamos para comunicarnos con nuestro equipo no es una decisión que se deba tomar a la ligera, puesto que será la principal interfaz a través de la cual podremos hacer que los miembros de la organización se sientan, o parte del equipo, o un afterthought.

    Elegir la herramienta es solamente una parte de lo que tenemos que hacer para promover una buena comunicación dentro de nuestros equipos. También podríamos analizar la importancia de la información que queramos comunicar, pero eso es para otro artículo.

    Slack, Microsoft Teams, Flowdock, HipChat, Twist… cualquiera que sea la herramienta que usen en tu organización debe de ser usada conscientemente. Empresas con oficinas satélites (o en las cuales solamente una fracción del equipo se encuentra remoto) deben de poner especial atención a la forma en que se comunican.

    El uso eficiente de las herramientas que tenemos a nuestra disposición es uno de los temas más ignorados cuando se habla de mejorar la comunicación de equipos distribuidos. Mientras se le pone excesiva atención a elegir la herramienta, simplemente se usan las configuraciones por defecto sin cuestionarse si son las adecuados.

    Tomando en cuenta que las herramientas más populares permiten organizar el workspace en “canales” (o grupos), a continuación encontrarás algunos consejos para optimizar la comunicación y mejorar la moral de tu equipo.

    Conversación General

    El canal de “conversación general” comúnmente se usa para compartir información que a todos los miembros del equipo (empleados, contractors, y colaboradores) les importa para realizar sus labores del día a día, pero que no es precisamente vital.

    Algunas herramientas, como Slack, le darán a tu organización un canal #general por defecto. Aunque parezca poca cosa, estoy en contra de que el canal de comunicación general se llame solamente “general”. Es impersonal, y no comunica claramente el propósito del canal. ¿Qué es general?

    Mi consejo: el canal por default de tu organización debería llamarse como se llama tu empresa (#miEmpresa en vez de #general).

    ¿Por qué? Porque al publicar en ese canal tendrás la atención de todos los miembros del equipo — será el equivalente a pararte en medio de la oficina y pedirles a todos que tengan tu atención.

    Aunque parezca un detalle pequeño, el nombre que le asignes al canal jugará un papel importante para que los miembros de tu equipo tomen decisiones sobre si es el lugar adecuado para comunicar algo. Éste es un canal en el que estarán todos los miembros de tu equipo, entonces es importante darle un nombre más relevante que simplemente “general”.

    Habiendo dicho esto, en el canal principal de la organización, se deberían compartir temas serios, relacionados para el trabajo, y que sean relevantes para todos.

    Pero bajo ninguna circunstancia se deberá compartir información importante o vital para que los miembros del equipo desarrollen su trabajo. Este es un error que se debe evitar a toda costa, porque el canal de conversación general suele ser de alto volumen, y los mensajes importantes tienden a perderse entre tanto ruido. Especialmente si no se hace uso de los hilos de conversación y todo se publica como un mensaje nuevo en el canal.

    Slack incluso tiene un artículo de ayuda donde describen algunos tips para hacer que el uso de el canal principal de la organización sea más eficiente.

    Anuncios Importantes

    Para finalizar, hablemos de los anuncios importantes. Aquellos anuncios que todos, absolutamente todos, deben de conocer, y son vitales para poder desarrollar adecuadamente su trabajo.

    No cometas el error de publicar estos anuncios en #MiEmpresa o #random. Te recomiendo crear un canal especial, #anuncios-importantes, al cual todos deban estar suscritos.

    Este canal, #anuncios-importantes, es especial porque tendrá un par de reglas específicas:

    1. No se publica nada que no sea relevante para el equipo completo. Ejemplos claros pueden ser, cambios en la organización, se anuncia el lanzamiento de una nueva versión del producto, se hace alguna petición de parte del equipo de management.
    2. No se responden los mensajes de ese canal si no es usando la función de threads de la herramienta (en caso de que exista).
    3. No se usan @ para llamar la atención de alguien.

    Con esas dos simples reglas, tu equipo puede ser mucho más eficiente, porque no tiene que estar preocupado de mantenerse al tanto de lo que se publica en #MiEmpresa o #random, porque sabe que si hay algo de lo que debe enterarse, estará publicado en #anuncios-importantes. Todo lo demás, lo puede consumir a su tiempo.

    ¿Dónde van los chistes, bromas, o temas de ocio?

    Puedes tener canales dedicados para chistes o bromas. Muchos servicios por defecto también crean un canal #random que está dedicado a ser el “agujero negro” de la conversación del equipo.

    El watercooler, si así lo deseas ver.

    Sin embargo, también es importante tomar en cuenta que en este canal, siendo uno al que todos los miembros de tu equipo tendrán acceso, puede ser perjudicial si se van a tocar temas que son relevantes nada más para una porción del equipo, como por ejemplo, los que están en cierta oficina, o están asignados a ciertos proyectos.

    ¿Acordar para una salida al cine o unas cervezas terminando la jornada? Queda claro que la invitación no va en #MiEmpresa, y #random parece el mejor lugar.

    Siendo un poco conscientes, ¿cómo hará sentir a los miembros remotos de la empresa que parte del equipo va a convivir o realizar actividades a los que ellos no pueden asistir? Se debe de tener cuidado con éste tipo de interacciones, puesto que la moral del equipo puede verse afectada cuando es notorio que no todos los miembros del equipo tienen acceso a las mismas oportunidades de convivir.

    Todo esto se puede resolver teniendo canales como #oficina-colima para los que están en Colima, #oficina-cdmx para los de CDMX, y #remotos para todos los que no están en HQ.

    Conclusión

    Una de las razones más por las que las organizaciones experimentan dificultades para realizar sus tareas con éxito es la falta de comunicación efectiva. Es por eso que es imperativo ponerle igual o más atención a la forma en cómo usamos las herramientas a nuestra disposición, y no solamente hacer las debidas diligencias para seleccionar la herramienta y usarla de forma inconsciente.

  • Cuidado con el Home Office

    Publicado por

    Oscar Swanros

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    Muchas empresas ofrecen la posibilidad de hacer “home office” como un perk para atraer talento, argumentando que podrás trabajar desde tu casa (o donde quieras, según dicen) un par de días a la semana (o indefinidamente, depende de qué tan cool se quieran ver).

    Ver “home office” listado como uno de los beneficios que tendrás puede ser muy motivante para buscar esa posición dentro de una organización. Pero cuidado, más que una ventaja, puede ser el inicio de un proceso doloroso en el que creerás que el trabajo remoto es una trampa.

    La razón por lo que comento lo anterior es porque, como he dicho en algunos otros posts en esta página, trabajar de forma remota no es tan simple como no ir a la oficina, o tener un un “horario flexible”.

    El trabajo remoto requiere buy-in de todos los involucrados para hacer que funcione, y esto no siempre va bien con las personas que toman las decisiones, puesto que uno de los valores fundamentales que se deben de tener para lograr esto es que los que están a cargo confíen plenamente en el equipo que contrataron.

    Me da mucha tristeza reportar que, desafortunadamente, lo anterior es algo tan poco común como ponerte de buenas al pegarte en el dedo chiquito del pie con algún mueble a las 3 de la mañana. En industrias convencionales, aún te pagan por hacer horas nalga, no por el valor que aportas a la organización.

    En ejemplo práctico, imagina que uno de tus clientes (es decir, no tu empleador de tiempo completo) no está consciente de lo que significa que trabajes de forma remota, como…

    • que la comunicación debe ser asíncrona,
    • que tu trabajo no está atado a un “horario de oficina”,
    • que es mucho más productivo sobre-comunicar en texto (correos, mensajería instantánea) que entrar a “una llamada rápida” a cada rato

    ¿Cuánto crees que dure la relación laboral en una situación así? Probablemente tu cliente va a comenzar a desesperarse porque no contestas los correos inmediatamente, o porque no te encuentra si te llama a las 8 AM un sábado.

    En una relación proveedor-cliente, la realidad es que todo se puede solucionar de forma bastante sencilla, dentro de lo que cabe. Pero cuando eres parte de una organización y existe un desconecte de expectativas de ésta magnitud , las cosas pueden ponerse feas — sobre todo si la organización tiene un departamento de “recursos humanos”… ugh…

    Hacer home office significa que las expectativas y requerimientos serán exactamente los mismos que si estuvieras presente en la oficina, con la desventaja de que estarás trabajando en un lugar donde no trabajas usualmente y probablemente con un equipo que probablemente no está consciente de los retos que presenta trabajar de forma remota.

    Si estás considerando entrar a trabajar a una empresa donde listan la posibilidad de hacer home office unas cuantas veces al mes, por favor no te confundas y pienses que eso significa que tendrás las mismas libertades (y responsabilidades) que tendrías en un trabajo remoto. Es una receta para el desastre, y seguramente terminarás odiando la idea de trabajar remotamente, cuando en realidad lo que sucedió es que no lo hiciste ni en el momento ni con el equipo adecuado.

  • Evita las horas nalga: ir a la oficina no es lo mismo que trabajar

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    Oscar Swanros

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    Una de las grandes mentiras de los últimos tiempos, me atrevo a decir, es que ir a la oficina es lo mismo que trabajar.

    Horas nalga. Así es como se le conoce al tiempo que se desperdicia en cosas no productivas en el espacio del trabajo. Y si bien este concepto no aplica exclusivamente cuando se tiene que ir a trabajar a una oficina (bien podría yo sentarme en mi estudio y no hacer nada productivo), sí es mucho más prevalente en la modalidad de trabajo “normal”, ya que parte del compromiso de trabajar en una oficina, muchas veces, es llegar a las 8 e irte a las 4. Sin importar que durante ese periodo no hayas hecho nada productivo.

    Te están pagando por existir en una oficina. Qué hueva.

    El trabajo remoto nos permite aprovechar al máximo nuestras rachas de productividad, las cuales difícilmente pueden ser programadas para funcionar exclusivamente durante horas de oficina.

    Requiere cooperación de todas las personas involucradas. No puedo simplemente querer dejar de ir a la oficina y dejar de “hacer horas nalga” si la organización no tiene la infraestructura y mentalidad adecuadas.

    Se tiene que poner atención a estos detalles y tomar una decisión en caso de que nos demos cuenta de que nuestros valores no están alineados con los de la empresa. Ignorar los signos de fricción solamente va a llevar a frustración y potencialmente vamos a terminar con un mal sabor de boca, o peor, quemando puentes.

    Como administrador de un negocio o empresa, me estaría preguntando si realmente vale la pena seguir pagando por el espacio si me doy cuenta que la mayoría, o gran parte, de mi equipo de trabajo, viene a la oficina porque es requisito de la empresa, no porque realmente necesiten estar físicamente dentro del edificio.

    También como empleador es muy importante ver a los miembros de mi equipo de trabajo como personas, no como “recursos” (estoy en contra de que haya un departamento llamado “recursos humanos”). Cada persona con la que colaboro tiene objetivos, ideas, y una individualidad que necesita ser respetada.

    Con esto, debo de darles la confianza necesaria para hacer su trabajo de la mejor forma: por esto los contraté, no porque quiero que estén sentados en la oficina durante 8 horas diarias porque sí.

  • Cambia tu lugar de trabajo de vez en cuando

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    Oscar Swanros

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    Llevaba ya un par de semanas atorado con una tarea que no podía terminar de resolver de la manera adecuada. Típica situación de trabajo en la que arreglar una cosa descomponía otras dos.

    Por un momento se me había olvidado que trabajo de forma remota y que no debo de estar confinado a la oficina de mi casa para poder hacer mi trabajo. Pero en cuanto lo recordé, decidí guardar mis cosas e irme al Starbucks más cercano… bueno, el único en Colima.

    Pedí mi cold brew con doble shot de espresso. Más tardé en darle el primer trago que en llegar a la solución de mi problema. Lo implementé en 20 minutos, guardé mis cambios, y listo.

    Incluso las personas que llevamos mucho tiempo trabajando de forma remota podemos caer en el vicio de trabajar siempre desde el mismo lugar. La comodidad de tener una rutina, usar siempre el mismo equipo, y tener lo que necesitamos a la mano en todo momento (el café preferido, la silla cómoda, etc), difícilmente se puede cambiar por algo mejor.

    Pero hoy recordé que… ¡TRABAJO DE FORMA REMOTA! No necesito estar en el mismo lugar. Puedo decidir cambiar mi ambiente de trabajo por un periodo de tiempo para sacarle el mayor provecho a mi creatividad.

    Ver personas nuevas, usar una silla diferente, incómoda, apoyarme en un escritorio al cual no estoy acostumbrado… todo esto contribuye, en mi caso, a que mi cerebro funcione más ágilmente por un periodo corto de tiempo (¿tal vez porque inconscientemente no me gusta estar aquí?).

    Una herramienta más a mi disposición para seguir haciendo del trabajo remoto mi forma de trabajo favorita.

  • Sé tu propio gerente

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    Oscar Swanros

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    Hoy, mientras revisaba alguna documentación interna de la empresa donde trabajo (de forma remota, claro), me topé con un enlace al un post de Signal vs. Noise, de Basecamp, llamado “Hire managers of one”. Y esto me hizo reflexionar sobre la importancia de ser autosuficiente en el trabajo.

    A manager of one is someone who comes up with their own goals and executes them. They don’t need heavy direction. They don’t need daily check-ins. They do what a manager would do — set the tone, assign items, determine what needs to get done, etc. — but they do it by themselves and for themselves.

    La publicación citada fue publicada hace 12 años. Basecamp lleva 20 años trabajando de forma remota, por lo tanto podemos aprender mucho de ellos.

    Es tentador pensar que la proposición anterior debería ser una regla para cualquier negocio. ¿A qué director no le gustaría tener un equipo de trabajo que sea completamente autosuficiente y no los tenga que andar arreando? Pero también se debe de considerar que no todas las personas funcionamos así.

    Hay personas que necesitan guía constante. Y está bien.

    Pero cuando trabajas de forma remota, se vuelve vital ser autosuficiente — no estar siempre esperando que te digan qué tienes que hacer, o hacia donde tienes que ir. Al trabajar de forma remota, en un ambiente ideal, donde la comunicación es completamente asíncrona y tu empleador deposita su confianza absoluta en su equipo, te darán un objetivo, y tu tarea será encontrar la forma de resolverlo usando las habilidades por las cuales te contrataron.

    Ciertamente es una visión muy diferente al trabajo regular de oficina, donde mucha de la validación de tu trabajo viene del simple hecho de existir en una oficina.

    Link: https://signalvnoise.com/posts/1430-hire-managers-of-one

  • Comunicación efectiva: no te disculpes

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    Oscar Swanros

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    La comunicación efectiva es una herramienta que podemos utilizar a nuestro favor. Al hacerlo, estamos elevando las probabilidades de que nuestro mensaje llegue fuerte y claro. Sin embargo, hay situaciones en las que ejercer la comunicación efectiva puede percibirse de mala manera.

    Hace unos días tuve una interacción interesante con un compañero de trabajo. Llevaba yo más de una semana trabajando en algo, y después de unas horas de haberlo enviado para que me hiciera la primera ronda de revisión y comentarios, me respondió con el siguiente mensaje (junto con un par de docenas de sugerencias de cambios que debía hacer a mi propuesta).

    Desafortunadamente creo que te faltó considerar varios aspectos para hacer que lo que estás proponiendo se pueda implementar de la manera adecuada.

    Por favor, revisa mis comentarios y adecúa la propuesta. Avísame cuando lo pueda volver a revisar.

    Mi colega

    Hasta ahí todo bien desde mi punto de vista. Lo que me llamó la atención fue el mensaje privado que recibí de mi compañero inmediatamente después de haber recibido ese correo, donde me pedía perdón por el tono del correo anterior, diciendo que no había sido su intención que sonara tan dura, y que esperaba que entendiera que simplemente está intentando mejorar el producto.

    Uno de los pilares del trabajo remoto es la comunicación efectiva.

    Durante todos mis años trabajando de forma remota, me queda claro que una de las peores cosas que se pueden hacer es asumir alguna intención en los mensajes escritos que recibimos todos los días. Inconscientemente, siempre estaremos buscando algún “tono”. Es nuestro deber como trabajadores remotos quitarnos éste tick y tomar lo que se nos dice por su valor nominal, y nada más.

    Es decir, si alguien me comunica que a mi propuesta le faltó considerar ciertos aspectos, ¿por qué debería de asumir que eso habla mal de mí como miembro del equipo? En ningún momento se está poniendo en duda mi aportación, simplemente se me está haciendo una observación. Y como miembro del equipo, y profesional que soy, debo de aceptar esa retroalimentación y tomarla como una oportunidad para crecer y para aprender.

    Lo que más me llama la atención es la necesidad de mi compañero de trabajo de aclarar que su mensaje no era mal intencionado.

    En ésta situación en particular hay varios factores que tomo en cuenta que nos diferencian como individuos:

    • Somos de culturas diferentes (él Alemán, yo Mexicano)
    • Hablamos idiomas completamente diferentes (él Alemán, yo Español), y nos comunicamos en Inglés
    • Tenemos backgrounds completamente diferentes (él tiene mucha más experiencia profesional que yo en industrias mucho más grandes)

    Somos completamente diferentes. Pero los dos trabajamos en el mismo equipo, y el objetivo general es mejorar el producto en el que trabajamos — por eso invertimos tanto tiempo en pedir y dar retroalimentación oportuna.

    Dadas estas diferencias tan grandes de cultura, lenguaje, y backgrounds, creo que sería raro (o hasta preocupante) que no hubiera también diferencias de expectativas a la hora de comunicarnos.

    Creo que esa es la razón por la que mi compañero se vio en la necesidad de aclarar por mensaje privado que su comentario no había sido mal intencionado.

    Cuando se trabaja en un equipo remoto, es de suma importancia trabajar en la comunicación efectiva y debemos tener en cuenta que cada persona es completamente diferente, y que no importa que estén trabajando hacia el mismo objetivo, cada quien carga con sus propios dogmas, vicios, y preocupaciones.

    Pero creo que también podemos seguir 3 simples reglas para asegurarnos de que la comunicación en la empresa remota es efectiva.

    1. Toma cada interacción por su valor nominal, no asumas intención en los mensajes.
    2. Se profesional y comenta sobre el trabajo, no sobre la persona.
    3. Se asertivo.

    Tan simple como eso.

    Y no, Daniel, no te disculpes por ser efectivo comunicando. ¡Gracias por tus comentarios!

  • Los riesgos del trabajo remoto y cómo evitarlos

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    Oscar Swanros

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    En este artículo quisiera tocar 3 de los riesgos del trabajo remoto más prominentes, y cómo mitigarlos. Porque si bien trabajar desde donde sea tiene muchas ventajas tangibles, también es necesario recordar que no hay un pro sin un contra.

    #1: Equipo perdido o robado

    Todo mundo corremos el riesgo de olvidar nuestra mochila, o de que nos la roben, así que debe de ser práctica estándar pedirle a tu equipo que proteja sus equipos con contraseña de acceso.

    Si usas macOS para realizar tu trabajo, una práctica estándar para todos debería ser activar FileVault para que todo el contenido del disco se encripte mientras se encuentre en reposo. Esto significa que aunque te roben la computadora y extraigan el disco duro de la misma, la información que pudieran obtener será completamente inútil.

    Demuestra cómo activar FileFault en macOS.
    Activa FileVault yendo a Ajustes > Seguridad y Privacidad > FileVault.

    Además, te recomiendo usar y promover dentro de tu organización el uso de manejadores de contraseñas, como 1Password o LastPass. Personalmente, soy fiel usuario de 1Password desde hace muchos años, y confío plenamente en sus aplicaciones para guardar hasta copias de mis documentos de identidad, y datos financieros.

    [convertkit form=1755518]

    #2: Trabajar en redes WiFi inseguras

    Jonathon menciona que trabajar en una red pública es inherentemente inseguro. La realidad es que no es lo óptimo, pero en el día a día, no deberías de preocuparte por detalles como este.

    Cuando tienes un trabajo remoto y navegas por internet usando una red pública, como la de un café, o algún parque, de lo único que debes preocuparte es si los sitios que se visitan utilizan el protocolo HTTPS.

    Si vas a la barra de direcciones de tu navegador de internet y ves un ícono de un candado como el que está en la siguiente imagen…

    Barra de navegador mostrando que el cifrado SSL está activo.
    OscarSwanros.com utiliza el protocolo HTTPS para enviar información. Cualquier cosa que hagas en ésta página está protegida.

    … entonces no tienes nada de qué preocuparte, pues significa que toda la comunicación entre tu computadora y el sitio de internet que estás viendo, está siendo protegida durante su tránsito, lo que significa que la red que estás usando no puede ver nada de la información que mandas o recibes.

    Mientras no instales algún software como parte del proceso de unirte a una red de internet, en realidad no tienes de qué preocuparte. Aunque si quieres agregar una capa de seguridad más robusta a tu networking, también podrías instalar algún software de VPN en las computadoras de tus empleados. Solamente ten en cuenta que no es mucho más seguro usar un VPN.

    En todo caso, si aún así no estás conforme, por favor asesórate con un profesional que te pueda ayudar a responder tus preguntas sobre seguridad en la red.

    #3: El trabajo remoto produce falta de productividad 

    Aquí es donde creo que Jonathon está siendo bastante old-school, pues las preguntas que se plantea para tomar la falta de productividad como un riesgo del trabajo remoto, dejan ver una forma de pensar que hará que cualquier trabajador remoto renuncie en tiempo record.

    ¿Cómo sé que mis empleados remotos están trabajando? La respuesta es bastante simple: el trabajo se hace.

    Trabajar de forma remota no solamente significa que los empleados estarán fuera de la oficina, sino que yo como empleador, estaré depositando mi confianza completa en ellos para que lleven a cabo las tareas que son requeridas.

    Si crees que necesitas estar al pendiente de tus empleados remotos, recibiendo actualizaciones constantes sobre si están trabajando o no (el equivalente a pasar por el pasillo detrás de los cubículos), siento informarte que tu organización será una de esas historias de terror que tus futuros ex-empleados contarán a sus nietos.

    Deja que tus empleados trabajen, deposita tu confianza en ellos, y ajusta las expectativas dependiendo de la urgencia de cada tarea.

    Algo sí te puedo decir: como trabajador remoto, una de las peores cosas que me puedes hacer es estarme pidiendo reportes múltiples veces durante el día.

    ¡Déjame hacer mi trabajo!