• Organizando los canales de comunicación de tu equipo

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    Oscar Swanros

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    La herramienta que elijamos para comunicarnos con nuestro equipo no es una decisión que se deba tomar a la ligera, puesto que será la principal interfaz a través de la cual podremos hacer que los miembros de la organización se sientan, o parte del equipo, o un afterthought.

    Elegir la herramienta es solamente una parte de lo que tenemos que hacer para promover una buena comunicación dentro de nuestros equipos. También podríamos analizar la importancia de la información que queramos comunicar, pero eso es para otro artículo.

    Slack, Microsoft Teams, Flowdock, HipChat, Twist… cualquiera que sea la herramienta que usen en tu organización debe de ser usada conscientemente. Empresas con oficinas satélites (o en las cuales solamente una fracción del equipo se encuentra remoto) deben de poner especial atención a la forma en que se comunican.

    El uso eficiente de las herramientas que tenemos a nuestra disposición es uno de los temas más ignorados cuando se habla de mejorar la comunicación de equipos distribuidos. Mientras se le pone excesiva atención a elegir la herramienta, simplemente se usan las configuraciones por defecto sin cuestionarse si son las adecuados.

    Tomando en cuenta que las herramientas más populares permiten organizar el workspace en “canales” (o grupos), a continuación encontrarás algunos consejos para optimizar la comunicación y mejorar la moral de tu equipo.

    Conversación General

    El canal de “conversación general” comúnmente se usa para compartir información que a todos los miembros del equipo (empleados, contractors, y colaboradores) les importa para realizar sus labores del día a día, pero que no es precisamente vital.

    Algunas herramientas, como Slack, le darán a tu organización un canal #general por defecto. Aunque parezca poca cosa, estoy en contra de que el canal de comunicación general se llame solamente “general”. Es impersonal, y no comunica claramente el propósito del canal. ¿Qué es general?

    Mi consejo: el canal por default de tu organización debería llamarse como se llama tu empresa (#miEmpresa en vez de #general).

    ¿Por qué? Porque al publicar en ese canal tendrás la atención de todos los miembros del equipo — será el equivalente a pararte en medio de la oficina y pedirles a todos que tengan tu atención.

    Aunque parezca un detalle pequeño, el nombre que le asignes al canal jugará un papel importante para que los miembros de tu equipo tomen decisiones sobre si es el lugar adecuado para comunicar algo. Éste es un canal en el que estarán todos los miembros de tu equipo, entonces es importante darle un nombre más relevante que simplemente “general”.

    Habiendo dicho esto, en el canal principal de la organización, se deberían compartir temas serios, relacionados para el trabajo, y que sean relevantes para todos.

    Pero bajo ninguna circunstancia se deberá compartir información importante o vital para que los miembros del equipo desarrollen su trabajo. Este es un error que se debe evitar a toda costa, porque el canal de conversación general suele ser de alto volumen, y los mensajes importantes tienden a perderse entre tanto ruido. Especialmente si no se hace uso de los hilos de conversación y todo se publica como un mensaje nuevo en el canal.

    Slack incluso tiene un artículo de ayuda donde describen algunos tips para hacer que el uso de el canal principal de la organización sea más eficiente.

    Anuncios Importantes

    Para finalizar, hablemos de los anuncios importantes. Aquellos anuncios que todos, absolutamente todos, deben de conocer, y son vitales para poder desarrollar adecuadamente su trabajo.

    No cometas el error de publicar estos anuncios en #MiEmpresa o #random. Te recomiendo crear un canal especial, #anuncios-importantes, al cual todos deban estar suscritos.

    Este canal, #anuncios-importantes, es especial porque tendrá un par de reglas específicas:

    1. No se publica nada que no sea relevante para el equipo completo. Ejemplos claros pueden ser, cambios en la organización, se anuncia el lanzamiento de una nueva versión del producto, se hace alguna petición de parte del equipo de management.
    2. No se responden los mensajes de ese canal si no es usando la función de threads de la herramienta (en caso de que exista).
    3. No se usan @ para llamar la atención de alguien.

    Con esas dos simples reglas, tu equipo puede ser mucho más eficiente, porque no tiene que estar preocupado de mantenerse al tanto de lo que se publica en #MiEmpresa o #random, porque sabe que si hay algo de lo que debe enterarse, estará publicado en #anuncios-importantes. Todo lo demás, lo puede consumir a su tiempo.

    ¿Dónde van los chistes, bromas, o temas de ocio?

    Puedes tener canales dedicados para chistes o bromas. Muchos servicios por defecto también crean un canal #random que está dedicado a ser el “agujero negro” de la conversación del equipo.

    El watercooler, si así lo deseas ver.

    Sin embargo, también es importante tomar en cuenta que en este canal, siendo uno al que todos los miembros de tu equipo tendrán acceso, puede ser perjudicial si se van a tocar temas que son relevantes nada más para una porción del equipo, como por ejemplo, los que están en cierta oficina, o están asignados a ciertos proyectos.

    ¿Acordar para una salida al cine o unas cervezas terminando la jornada? Queda claro que la invitación no va en #MiEmpresa, y #random parece el mejor lugar.

    Siendo un poco conscientes, ¿cómo hará sentir a los miembros remotos de la empresa que parte del equipo va a convivir o realizar actividades a los que ellos no pueden asistir? Se debe de tener cuidado con éste tipo de interacciones, puesto que la moral del equipo puede verse afectada cuando es notorio que no todos los miembros del equipo tienen acceso a las mismas oportunidades de convivir.

    Todo esto se puede resolver teniendo canales como #oficina-colima para los que están en Colima, #oficina-cdmx para los de CDMX, y #remotos para todos los que no están en HQ.

    Conclusión

    Una de las razones más por las que las organizaciones experimentan dificultades para realizar sus tareas con éxito es la falta de comunicación efectiva. Es por eso que es imperativo ponerle igual o más atención a la forma en cómo usamos las herramientas a nuestra disposición, y no solamente hacer las debidas diligencias para seleccionar la herramienta y usarla de forma inconsciente.

  • Cuidado con el Home Office

    Publicado por

    Oscar Swanros

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    Muchas empresas ofrecen la posibilidad de hacer “home office” como un perk para atraer talento, argumentando que podrás trabajar desde tu casa (o donde quieras, según dicen) un par de días a la semana (o indefinidamente, depende de qué tan cool se quieran ver).

    Ver “home office” listado como uno de los beneficios que tendrás puede ser muy motivante para buscar esa posición dentro de una organización. Pero cuidado, más que una ventaja, puede ser el inicio de un proceso doloroso en el que creerás que el trabajo remoto es una trampa.

    La razón por lo que comento lo anterior es porque, como he dicho en algunos otros posts en esta página, trabajar de forma remota no es tan simple como no ir a la oficina, o tener un un “horario flexible”.

    El trabajo remoto requiere buy-in de todos los involucrados para hacer que funcione, y esto no siempre va bien con las personas que toman las decisiones, puesto que uno de los valores fundamentales que se deben de tener para lograr esto es que los que están a cargo confíen plenamente en el equipo que contrataron.

    Me da mucha tristeza reportar que, desafortunadamente, lo anterior es algo tan poco común como ponerte de buenas al pegarte en el dedo chiquito del pie con algún mueble a las 3 de la mañana. En industrias convencionales, aún te pagan por hacer horas nalga, no por el valor que aportas a la organización.

    En ejemplo práctico, imagina que uno de tus clientes (es decir, no tu empleador de tiempo completo) no está consciente de lo que significa que trabajes de forma remota, como…

    • que la comunicación debe ser asíncrona,
    • que tu trabajo no está atado a un “horario de oficina”,
    • que es mucho más productivo sobre-comunicar en texto (correos, mensajería instantánea) que entrar a “una llamada rápida” a cada rato

    ¿Cuánto crees que dure la relación laboral en una situación así? Probablemente tu cliente va a comenzar a desesperarse porque no contestas los correos inmediatamente, o porque no te encuentra si te llama a las 8 AM un sábado.

    En una relación proveedor-cliente, la realidad es que todo se puede solucionar de forma bastante sencilla, dentro de lo que cabe. Pero cuando eres parte de una organización y existe un desconecte de expectativas de ésta magnitud , las cosas pueden ponerse feas — sobre todo si la organización tiene un departamento de “recursos humanos”… ugh…

    Hacer home office significa que las expectativas y requerimientos serán exactamente los mismos que si estuvieras presente en la oficina, con la desventaja de que estarás trabajando en un lugar donde no trabajas usualmente y probablemente con un equipo que probablemente no está consciente de los retos que presenta trabajar de forma remota.

    Si estás considerando entrar a trabajar a una empresa donde listan la posibilidad de hacer home office unas cuantas veces al mes, por favor no te confundas y pienses que eso significa que tendrás las mismas libertades (y responsabilidades) que tendrías en un trabajo remoto. Es una receta para el desastre, y seguramente terminarás odiando la idea de trabajar remotamente, cuando en realidad lo que sucedió es que no lo hiciste ni en el momento ni con el equipo adecuado.

  • Evita las horas nalga: ir a la oficina no es lo mismo que trabajar

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    Oscar Swanros

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    Una de las grandes mentiras de los últimos tiempos, me atrevo a decir, es que ir a la oficina es lo mismo que trabajar.

    Horas nalga. Así es como se le conoce al tiempo que se desperdicia en cosas no productivas en el espacio del trabajo. Y si bien este concepto no aplica exclusivamente cuando se tiene que ir a trabajar a una oficina (bien podría yo sentarme en mi estudio y no hacer nada productivo), sí es mucho más prevalente en la modalidad de trabajo “normal”, ya que parte del compromiso de trabajar en una oficina, muchas veces, es llegar a las 8 e irte a las 4. Sin importar que durante ese periodo no hayas hecho nada productivo.

    Te están pagando por existir en una oficina. Qué hueva.

    El trabajo remoto nos permite aprovechar al máximo nuestras rachas de productividad, las cuales difícilmente pueden ser programadas para funcionar exclusivamente durante horas de oficina.

    Requiere cooperación de todas las personas involucradas. No puedo simplemente querer dejar de ir a la oficina y dejar de “hacer horas nalga” si la organización no tiene la infraestructura y mentalidad adecuadas.

    Se tiene que poner atención a estos detalles y tomar una decisión en caso de que nos demos cuenta de que nuestros valores no están alineados con los de la empresa. Ignorar los signos de fricción solamente va a llevar a frustración y potencialmente vamos a terminar con un mal sabor de boca, o peor, quemando puentes.

    Como administrador de un negocio o empresa, me estaría preguntando si realmente vale la pena seguir pagando por el espacio si me doy cuenta que la mayoría, o gran parte, de mi equipo de trabajo, viene a la oficina porque es requisito de la empresa, no porque realmente necesiten estar físicamente dentro del edificio.

    También como empleador es muy importante ver a los miembros de mi equipo de trabajo como personas, no como “recursos” (estoy en contra de que haya un departamento llamado “recursos humanos”). Cada persona con la que colaboro tiene objetivos, ideas, y una individualidad que necesita ser respetada.

    Con esto, debo de darles la confianza necesaria para hacer su trabajo de la mejor forma: por esto los contraté, no porque quiero que estén sentados en la oficina durante 8 horas diarias porque sí.

  • Cambia tu lugar de trabajo de vez en cuando

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    Oscar Swanros

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    Llevaba ya un par de semanas atorado con una tarea que no podía terminar de resolver de la manera adecuada. Típica situación de trabajo en la que arreglar una cosa descomponía otras dos.

    Por un momento se me había olvidado que trabajo de forma remota y que no debo de estar confinado a la oficina de mi casa para poder hacer mi trabajo. Pero en cuanto lo recordé, decidí guardar mis cosas e irme al Starbucks más cercano… bueno, el único en Colima.

    Pedí mi cold brew con doble shot de espresso. Más tardé en darle el primer trago que en llegar a la solución de mi problema. Lo implementé en 20 minutos, guardé mis cambios, y listo.

    Incluso las personas que llevamos mucho tiempo trabajando de forma remota podemos caer en el vicio de trabajar siempre desde el mismo lugar. La comodidad de tener una rutina, usar siempre el mismo equipo, y tener lo que necesitamos a la mano en todo momento (el café preferido, la silla cómoda, etc), difícilmente se puede cambiar por algo mejor.

    Pero hoy recordé que… ¡TRABAJO DE FORMA REMOTA! No necesito estar en el mismo lugar. Puedo decidir cambiar mi ambiente de trabajo por un periodo de tiempo para sacarle el mayor provecho a mi creatividad.

    Ver personas nuevas, usar una silla diferente, incómoda, apoyarme en un escritorio al cual no estoy acostumbrado… todo esto contribuye, en mi caso, a que mi cerebro funcione más ágilmente por un periodo corto de tiempo (¿tal vez porque inconscientemente no me gusta estar aquí?).

    Una herramienta más a mi disposición para seguir haciendo del trabajo remoto mi forma de trabajo favorita.

  • Sé tu propio gerente

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    Oscar Swanros

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    Hoy, mientras revisaba alguna documentación interna de la empresa donde trabajo (de forma remota, claro), me topé con un enlace al un post de Signal vs. Noise, de Basecamp, llamado “Hire managers of one”. Y esto me hizo reflexionar sobre la importancia de ser autosuficiente en el trabajo.

    A manager of one is someone who comes up with their own goals and executes them. They don’t need heavy direction. They don’t need daily check-ins. They do what a manager would do — set the tone, assign items, determine what needs to get done, etc. — but they do it by themselves and for themselves.

    La publicación citada fue publicada hace 12 años. Basecamp lleva 20 años trabajando de forma remota, por lo tanto podemos aprender mucho de ellos.

    Es tentador pensar que la proposición anterior debería ser una regla para cualquier negocio. ¿A qué director no le gustaría tener un equipo de trabajo que sea completamente autosuficiente y no los tenga que andar arreando? Pero también se debe de considerar que no todas las personas funcionamos así.

    Hay personas que necesitan guía constante. Y está bien.

    Pero cuando trabajas de forma remota, se vuelve vital ser autosuficiente — no estar siempre esperando que te digan qué tienes que hacer, o hacia donde tienes que ir. Al trabajar de forma remota, en un ambiente ideal, donde la comunicación es completamente asíncrona y tu empleador deposita su confianza absoluta en su equipo, te darán un objetivo, y tu tarea será encontrar la forma de resolverlo usando las habilidades por las cuales te contrataron.

    Ciertamente es una visión muy diferente al trabajo regular de oficina, donde mucha de la validación de tu trabajo viene del simple hecho de existir en una oficina.

    Link: https://signalvnoise.com/posts/1430-hire-managers-of-one

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