• El Problema XY y cómo evitarlo

    En ProblemaXY.com encuentras una descripción más sucinta que puedes compartir en tus redes para dar visibilidad a esta problemática.

    Cuando nos encontramos en alguna situación en la que tenemos que resolver una problemática imprevista, o que cae dentro de un dominio de conocimiento ajeno al nuestro o nuevo para nosotros, es bastante común comenzar a experimentar con posibles soluciones para nuestro problema en particular. Tal vez una de esas soluciones se sienta prometedora, pero debemos de tener siempre en cuenta que hay un metaproblema asechando en el horizonte: El Problema XY.

    El Problema XY

    Se le conoce como “El Problema XY” cuando al estar intentando resolver una problemática particular, se pide ayuda con el intento de solución actual en vez de con la problemática principal, lo cual tiene como consecuencia el desperdicio de tiempo y esfuerzo tanto de la persona que está preguntando, como de cualquiera que intente ayudar.

    El Problema XY no es una condición en la cual solamente pueda caer un grupo específico de personas. No es excepcional, y todos hemos sido víctimas de esto en algún momento de nuestras vidas, puesto que es completamente natural, ya que es parte de la naturaleza humana seguir nuestros instintos, y confiar en nuestro juicio – sobre todo cuando se trata de estar en lo correcto.

    El hecho de que seas experto en un área no te exime de poder llegar a caer en esta situación, y es importante tener ese grado de conciencia que eventualmente nos puede llegar a ayudar a “cacharnos” a nosotros mismos antes de encontrarnos en una situación que nos haga reclamarnos a nosotros mismos el “por qué no pregunté esto antes.”

    Ejemplo de un Problema XY

    Un Problema XY tiene como esqueleto la siguiente descripción:

    1. Persona quiere hacer X.
    2. Al no saber cómo hacer X, la persona intenta Y porque se le ocurrió que sería una solución viable.
    3. Pero ella tampoco sabe hacer Y.
    4. Así que pide ayuda con Y.
    5. Otras personas intentan ayudarla con Y, pero se confunden porque se dan cuenta de que Y parece ser un problema extraño, que no tiene sentido.
    6. Después de mucho tiempo perdido, y frustrantes interacciones, se vuelve aparente que en realidad la persona quería ayuda con X, y se dan cuenta de que Y ni siquiera era una solución viable.

    Estos 6 pasos, o variaciones de los mismos, se pueden encontrar en un sinfín de áreas profesionales: fotografía, programación, diseño, arquitectura…

    Si tienes un ejemplo puntual en tu área de expertise que desees compartir y que creas agregue valor a la lista, compártemelo en Twitter.

    Estrategias para prevenirlo

    Las estrategias para prevenir caer en el Problema XY son bastante sencillas, pero necesitamos tenerlas siempre presentes:

    Asegúrate de que has asimilado correctamente la problemática antes de pedir ayuda.

    Por más expertos que seamos en nuestra profesión, siempre es un ejercicio bastante productivo dar dos pasos hacia atrás y cuestionarnos a nosotros mismos si es que realmente entendemos la premisa de la problemática. Si la respuesta es no, entonces podemos parar aquí mismo y buscar un replanteamiento de la misma.

    Comparte hasta el más mínimo detalle.

    Es común intentar ofuscar información de lo que realmente estamos queriendo hacer en nuestra pregunta, compartiendo solamente lo que nosotros creemos es absolutamente necesario para que se entienda la intención de lo que queremos lograr. Esto se debe evitar a toda costa.

    Existe un dicho que es bastante relevante en esta situación: “el diablo está en los detalles.” Para contrarrestar esto, asegúrate que tu pregunta contiene la información necesaria para que los siguientes puntos estén clarificados:

    1. Cómo te encontraste con el problema.
    2. Cuál es el resultado que esperas al resolver el problema.
    3. Por qué es importante que se resuelva este problema.

    Si al hacer tu pregunta (aun cuando estés preguntando por Y en vez de por X) te aseguras que estás compartiendo información que clarifique los 3 puntos anteriores, tus probabilidades de cumplir tu cometido se elevarán considerablemente.

    Si ya intentaste otras posibles soluciones, también compártelas

    En este caso el contexto es importante, y estarás apoyando a que las personas que te podrían prestar ayuda 1) no pierdan tiempo investigando otras posibles soluciones que 2) tú de alguna manera ya validaste que no son viables.

    La idea general es hacer el proceso de feedback más eficiente, y con menos disgustos y pérdida de tiempo y esfuerzo.

    Conclusiones y recursos

    Evitar caer en este tipo de problemas requiere cierto autoconocimiento y conciencia de nuestras acciones. Es muy fácil quedarse simplemente con la textura de la problemática, sin tomarnos el tiempo de pensar realmente si lo que estamos haciendo tiene sentido, o incluso si vamos en la dirección correcta.

    Como un recurso de apoyo para todos, creé ProblemaXY.com, que es básicamente una ficha técnica de ayuda puntual para explicar este tema de una manera más sucinta. Siéntete libre de mandarle ese enlace a las personas con las que trabajas para que lo tengan presente.

  • Escribe mensajes eficientes y efectivos

    Trabajamos de manera remota. Y es importante reconocer que no estaremos siempre disponibles para resolver situaciones de manera conversacional. Por eso debemos de asegurarnos que cualquier mensaje que enviemos es eficiente y efectivo.

    Los 3 componentes de un mensaje eficiente y efectivo que promueve mejor comunicación en equipos remotos:

    1. Reconocimiento del mensaje anterior: Si alguien hace una pregunta o expone un problema, reconocer que entendemos la pregunta o el contexto en el cual se da el problema. Podemos responder punto por punto para dar más contexto, o simplemente referenciar el tema desde nuestra perspectiva para aclarar que tenemos el mismo entendido de qué es lo que estamos discutiendo.
    2. Mi aportación: Aquí es donde puedes explayarte, compartir los resultados de tu investigación del problema, o verter lo que sabes por experiencia. Compartes recursos, enlaces, documentación, o explicas el problema en otros términos. Esta es la parte importante de tu mensaje, y donde deberías de ponerle más atención.
    3. Siguientes pasos: Idealmente, cualquier mensaje dentro del thread da pie a que alguien más contribuya o que el que esté leyendo el thread sepa en qué se quedó la discusión. Esto puede ser desde hacer otra pregunta concreta, o simplemente decir “voy a crear un PR para resolver esto”, pero siempre debe de haber algo que dé pie a saber qué es lo que sigue.

    Es frustrante cuando los comentarios en un hilo de conversación solamente incluyen el mínimo contenido posible para habilitar el botón de “Enviar”, pero que realmente no aportan nada a la conversación.

    Un buen comentario dentro de un hilo idealmente debería de aportar más claridad que incertidumbre al tema que se está discutiendo.

    Creo que un buen ejercicio para nosotros como organización sería comenzar a procurar que nuestros comentarios sean más claros y concisos. Al final estoy seguro de que nos va a ayudar a ser más efectivos con nuestro trabajo.

  • Organizando los canales de comunicación de tu equipo

    La herramienta que elijamos para comunicarnos con nuestro equipo no es una decisión que se deba tomar a la ligera, puesto que será la principal interfaz a través de la cual podremos hacer que los miembros de la organización se sientan, o parte del equipo, o un afterthought.

    Elegir la herramienta es solamente una parte de lo que tenemos que hacer para promover una buena comunicación dentro de nuestros equipos. También podríamos analizar la importancia de la información que queramos comunicar, pero eso es para otro artículo.

    Slack, Microsoft Teams, Flowdock, HipChat, Twist… cualquiera que sea la herramienta que usen en tu organización debe de ser usada conscientemente. Empresas con oficinas satélites (o en las cuales solamente una fracción del equipo se encuentra remoto) deben de poner especial atención a la forma en que se comunican.

    El uso eficiente de las herramientas que tenemos a nuestra disposición es uno de los temas más ignorados cuando se habla de mejorar la comunicación de equipos distribuidos. Mientras se le pone excesiva atención a elegir la herramienta, simplemente se usan las configuraciones por defecto sin cuestionarse si son las adecuados.

    Tomando en cuenta que las herramientas más populares permiten organizar el workspace en “canales” (o grupos), a continuación encontrarás algunos consejos para optimizar la comunicación y mejorar la moral de tu equipo.

    Conversación General

    El canal de “conversación general” comúnmente se usa para compartir información que a todos los miembros del equipo (empleados, contractors, y colaboradores) les importa para realizar sus labores del día a día, pero que no es precisamente vital.

    Algunas herramientas, como Slack, le darán a tu organización un canal #general por defecto. Aunque parezca poca cosa, estoy en contra de que el canal de comunicación general se llame solamente “general”. Es impersonal, y no comunica claramente el propósito del canal. ¿Qué es general?

    Mi consejo: el canal por default de tu organización debería llamarse como se llama tu empresa (#miEmpresa en vez de #general).

    ¿Por qué? Porque al publicar en ese canal tendrás la atención de todos los miembros del equipo — será el equivalente a pararte en medio de la oficina y pedirles a todos que tengan tu atención.

    Aunque parezca un detalle pequeño, el nombre que le asignes al canal jugará un papel importante para que los miembros de tu equipo tomen decisiones sobre si es el lugar adecuado para comunicar algo. Éste es un canal en el que estarán todos los miembros de tu equipo, entonces es importante darle un nombre más relevante que simplemente “general”.

    Habiendo dicho esto, en el canal principal de la organización, se deberían compartir temas serios, relacionados para el trabajo, y que sean relevantes para todos.

    Pero bajo ninguna circunstancia se deberá compartir información importante o vital para que los miembros del equipo desarrollen su trabajo. Este es un error que se debe evitar a toda costa, porque el canal de conversación general suele ser de alto volumen, y los mensajes importantes tienden a perderse entre tanto ruido. Especialmente si no se hace uso de los hilos de conversación y todo se publica como un mensaje nuevo en el canal.

    Slack incluso tiene un artículo de ayuda donde describen algunos tips para hacer que el uso de el canal principal de la organización sea más eficiente.

    Anuncios Importantes

    Para finalizar, hablemos de los anuncios importantes. Aquellos anuncios que todos, absolutamente todos, deben de conocer, y son vitales para poder desarrollar adecuadamente su trabajo.

    No cometas el error de publicar estos anuncios en #MiEmpresa o #random. Te recomiendo crear un canal especial, #anuncios-importantes, al cual todos deban estar suscritos.

    Este canal, #anuncios-importantes, es especial porque tendrá un par de reglas específicas:

    1. No se publica nada que no sea relevante para el equipo completo. Ejemplos claros pueden ser, cambios en la organización, se anuncia el lanzamiento de una nueva versión del producto, se hace alguna petición de parte del equipo de management.
    2. No se responden los mensajes de ese canal si no es usando la función de threads de la herramienta (en caso de que exista).
    3. No se usan @ para llamar la atención de alguien.

    Con esas dos simples reglas, tu equipo puede ser mucho más eficiente, porque no tiene que estar preocupado de mantenerse al tanto de lo que se publica en #MiEmpresa o #random, porque sabe que si hay algo de lo que debe enterarse, estará publicado en #anuncios-importantes. Todo lo demás, lo puede consumir a su tiempo.

    ¿Dónde van los chistes, bromas, o temas de ocio?

    Puedes tener canales dedicados para chistes o bromas. Muchos servicios por defecto también crean un canal #random que está dedicado a ser el “agujero negro” de la conversación del equipo.

    El watercooler, si así lo deseas ver.

    Sin embargo, también es importante tomar en cuenta que en este canal, siendo uno al que todos los miembros de tu equipo tendrán acceso, puede ser perjudicial si se van a tocar temas que son relevantes nada más para una porción del equipo, como por ejemplo, los que están en cierta oficina, o están asignados a ciertos proyectos.

    ¿Acordar para una salida al cine o unas cervezas terminando la jornada? Queda claro que la invitación no va en #MiEmpresa, y #random parece el mejor lugar.

    Siendo un poco conscientes, ¿cómo hará sentir a los miembros remotos de la empresa que parte del equipo va a convivir o realizar actividades a los que ellos no pueden asistir? Se debe de tener cuidado con éste tipo de interacciones, puesto que la moral del equipo puede verse afectada cuando es notorio que no todos los miembros del equipo tienen acceso a las mismas oportunidades de convivir.

    Todo esto se puede resolver teniendo canales como #oficina-colima para los que están en Colima, #oficina-cdmx para los de CDMX, y #remotos para todos los que no están en HQ.

    Conclusión

    Una de las razones más por las que las organizaciones experimentan dificultades para realizar sus tareas con éxito es la falta de comunicación efectiva. Es por eso que es imperativo ponerle igual o más atención a la forma en cómo usamos las herramientas a nuestra disposición, y no solamente hacer las debidas diligencias para seleccionar la herramienta y usarla de forma inconsciente.

  • Cuidado con el Home Office

    Muchas empresas ofrecen la posibilidad de hacer “home office” como un perk para atraer talento, argumentando que podrás trabajar desde tu casa (o donde quieras, según dicen) un par de días a la semana (o indefinidamente, depende de qué tan cool se quieran ver).

    Ver “home office” listado como uno de los beneficios que tendrás puede ser muy motivante para buscar esa posición dentro de una organización. Pero cuidado, más que una ventaja, puede ser el inicio de un proceso doloroso en el que creerás que el trabajo remoto es una trampa.


    La razón por lo que comento lo anterior es porque, como he dicho en algunos otros posts en esta página, trabajar de forma remota no es tan simple como no ir a la oficina, o tener un un “horario flexible”.

    El trabajo remoto requiere buy-in de todos los involucrados para hacer que funcione, y esto no siempre va bien con las personas que toman las decisiones, puesto que uno de los valores fundamentales que se deben de tener para lograr esto es que los que están a cargo confíen plenamente en el equipo que contrataron.

    Me da mucha tristeza reportar que, desafortunadamente, lo anterior es algo tan poco común como ponerte de buenas al pegarte en el dedo chiquito del pie con algún mueble a las 3 de la mañana. En industrias convencionales, aún te pagan por hacer horas nalga, no por el valor que aportas a la organización.


    En ejemplo práctico, imagina que uno de tus clientes (es decir, no tu empleador de tiempo completo) no está consciente de lo que significa que trabajes de forma remota, como…

    • que la comunicación debe ser asíncrona,
    • que tu trabajo no está atado a un “horario de oficina”,
    • que es mucho más productivo sobre-comunicar en texto (correos, mensajería instantánea) que entrar a “una llamada rápida” a cada rato

    ¿Cuánto crees que dure la relación laboral en una situación así? Probablemente tu cliente va a comenzar a desesperarse porque no contestas los correos inmediatamente, o porque no te encuentra si te llama a las 8 AM un sábado.

    En una relación proveedor-cliente, la realidad es que todo se puede solucionar de forma bastante sencilla, dentro de lo que cabe. Pero cuando eres parte de una organización y existe un desconecte de expectativas de ésta magnitud , las cosas pueden ponerse feas — sobre todo si la organización tiene un departamento de “recursos humanos”… ugh…


    Hacer home office significa que las expectativas y requerimientos serán exactamente los mismos que si estuvieras presente en la oficina, con la desventaja de que estarás trabajando en un lugar donde no trabajas usualmente y probablemente con un equipo que probablemente no está consciente de los retos que presenta trabajar de forma remota.

    Si estás considerando entrar a trabajar a una empresa donde listan la posibilidad de hacer home office unas cuantas veces al mes, por favor no te confundas y pienses que eso significa que tendrás las mismas libertades (y responsabilidades) que tendrías en un trabajo remoto. Es una receta para el desastre, y seguramente terminarás odiando la idea de trabajar remotamente, cuando en realidad lo que sucedió es que no lo hiciste ni en el momento ni con el equipo adecuado.

  • Evita las horas nalga: ir a la oficina no es lo mismo que trabajar

    Una de las grandes mentiras de los últimos tiempos, me atrevo a decir, es que ir a la oficina es lo mismo que trabajar.

    Horas nalga. Así es como se le conoce al tiempo que se desperdicia en cosas no productivas en el espacio del trabajo. Y si bien este concepto no aplica exclusivamente cuando se tiene que ir a trabajar a una oficina (bien podría yo sentarme en mi estudio y no hacer nada productivo), sí es mucho más prevalente en la modalidad de trabajo “normal”, ya que parte del compromiso de trabajar en una oficina, muchas veces, es llegar a las 8 e irte a las 4. Sin importar que durante ese periodo no hayas hecho nada productivo.

    Te están pagando por existir en una oficina. Qué hueva.


    El trabajo remoto nos permite aprovechar al máximo nuestras rachas de productividad, las cuales difícilmente pueden ser programadas para funcionar exclusivamente durante horas de oficina.

    Requiere cooperación de todas las personas involucradas. No puedo simplemente querer dejar de ir a la oficina y dejar de “hacer horas nalga” si la organización no tiene la infraestructura y mentalidad adecuadas.

    Se tiene que poner atención a estos detalles y tomar una decisión en caso de que nos demos cuenta de que nuestros valores no están alineados con los de la empresa. Ignorar los signos de fricción solamente va a llevar a frustración y potencialmente vamos a terminar con un mal sabor de boca, o peor, quemando puentes.


    Como administrador de un negocio o empresa, me estaría preguntando si realmente vale la pena seguir pagando por el espacio si me doy cuenta que la mayoría, o gran parte, de mi equipo de trabajo, viene a la oficina porque es requisito de la empresa, no porque realmente necesiten estar físicamente dentro del edificio.

    También como empleador es muy importante ver a los miembros de mi equipo de trabajo como personas, no como “recursos” (estoy en contra de que haya un departamento llamado “recursos humanos”). Cada persona con la que colaboro tiene objetivos, ideas, y una individualidad que necesita ser respetada.

    Con esto, debo de darles la confianza necesaria para hacer su trabajo de la mejor forma: por esto los contraté, no porque quiero que estén sentados en la oficina durante 8 horas diarias porque sí.

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