Evitar llamadas de trabajo innecesarias: 3 consejos

“Esta llamada pudo haber sido un correo” es algo que todos hemos pensado en alguna ocasión. Independientemente de si tu equipo Google Meet, Zoom o Microsoft Teams la herramienta no es el problema. Es cómo colaboramos. Gran parte de la población mundial descubrió hace un año, por primera vez, el mundo del trabajo remoto. Lo que antes se resolvía en charlas en los pasillos de la oficina, ahora se tiene que resolver a la distancia — probablemente coordinando 2 o más husos horarios diferentes.

Desafortunadamente la transición al teletrabajo no ha sido tan suave para todos. Algunas personas y organizaciones han decidido que la única manera de sentirse productivos es (adivinaste) teniendo tantas llamadas como puedan caber en un día. De primera mano he visto amigos y familiares que vienen de industrias tradicionales que desde que comenzó la pandemia tienen llamadas constantes de 9 am a 6 pm, dejando muy poco espacio para realmente trabajar. Y lo peor, la mayoría de esas llamadas sí pudieron haber sido un simple correo.

Después de más de una década trabajando de manera remota, te quiero compartir algunas técnicas que he aprendido para evitar tener reuniones innecesarias en Zoom o Google Meet.

Bloquea tu calendario

Tan sencillo como esto. Si usas Google Calendar, debes de saber que existe la capacidad de crear un tipo de evento especial para bloquear espacio en tu calendario. Automáticamente rechazará cualquier invitación a un evento que te hagan durante ese marco de tiempo.

Personalmente bloqueo de lunes a viernes el espacio de 2 pm a 3 pm, mi hora de comida, y de 5 pm a 10 pm. Hace años que no tengo una llamada de trabajo después de las 5 pm, y mi hora de comida es sagrada.

Es posible que no uses Google Calendar, o que no tengas activada la opción para crear ese tipo de evento. En ese caso, puedes simplemente crear un evento con un nombre opaco, como “FUERA” o “NO DISPONIBLE”.

Esta solución es parcial, puesto que hay personas a las que simplemente no les importa la agenda de las demás y mandan invitaciones a eventos sin siquiera verificar si los invitados tienen disponibilidad. Pero, por lo menos, si utilizas la opción de fuera de la oficina, Google rechazará la invitación por ti.

¿Sabes qué quieres decir?

Probablemente en más de una ocasión hayas recibido un mensaje como este:

Hola, ¿cómo estás? ¿Me regalas 10 minutos para rebotar unas ideas?

La respuesta por defecto a una proposición de este tipo debería de ser “no”.

La cultura laboral latinoamericana es muy propensa a querer complacer a nuestros colegas, líderes o jefes. Se nos ha hecho creer que poner nuestro bienestar y productividad por delante es hacerle falta a la compañía. Se dice que no estamos jugando en equipo, y que no tenemos “puesta la camiseta”.

Lo que muchas personas no saben es que al decir que no a una propuesta de este tipo no estás siendo egoísta. En realidad estás ayudando a evitar perder el doble del tiempo que la persona que quiere hablar contigo cree. 10 minutos tuyos, y 10 minutos de ellos.

Dependiendo de tu situación, te invitaría a contestar la invitación a una llamada de 10 minutos con una versión de lo siguiente:

Ahora estoy algo ocupado, lo siento. Si no te molesta, déjame tus preguntas o tu idea aquí en el chat y cuando tenga tiempo la reviso y te comparto mis comentarios.

Así la otra persona se ve en la necesidad de estructurar sus ideas o preguntas para poder escribírtelas. Este proceso es primordial, pero muchas veces ignorado. ¿Sabes realmente lo que quieres decir o simplemente quieres escupir un montón de pensamientos? Este es un buen Litmus test.

Cuando comiences a emplear esta técnica para rechazar “llamadas rápidas” tendrás una epifanía. Te darás cuenta de que la mayoría de las veces, al intentar escribir las preguntas o definir la idea, se responden ellos mismos y tu opinión ya no será necesaria.

Ejerce tu derecho a rechazar invitaciones

Me atrevería a apostar que todas las aplicaciones de calendario tienen la opción de rechazar una invitación a un evento. ¿Cuántas veces has presionado ese botón?

Durante mi proceso de formación profesional creía que una invitación a un evento era algo que se tenía que tomar sí o sí. Conforme fui creciendo y agarrando experiencia me di cuenta de que, en virtud de hacer mejor mi trabajo, vale más la pena proteger mi tiempo y creatividad que tomar una llamada — en la mayoría de los casos.

Así que fui desarrollando una serie de políticas personales en las que me baso para determinar si acepto o no una invitación a un evento en el calendario. Te las comparto a continuación.

Política #1: Procuro no enviar o aceptar invitaciones para el mismo día. Soy introvertido por naturaleza, y “encender” el “modo llamada” me cuesta muchísima energía. Prefiero tener por lo menos un día de margen para poder llegar preparado y asegurarme de que puedo aportar el valor necesario a la llamada. ((Esto no siempre es posible, y hay veces en las que simplemente se tiene que entrar a la llamada — sobre todo en situaciones críticas. Ni modo.))

Política #2: Si el nombre o la descripción del evento no te dicen exactamente de qué se va a tratar la llamada, no acepto la invitación. En algunas ocasiones selecciono “Posiblemente” y respondo la invitación pidiendo clarificación sobre el propósito de la llamada. Una vez que esté claro el por qué es importante reunirnos, puedo decidir si acepto o no.

Política #3: Actualizaciones de estado se hacen por correo, no por llamadas. Las reuniones para actualizar al equipo sobre progreso son el ejemplo primordial de llamadas que pudieron ser un correo. Para estos casos, si sé que puedo hacer llegar la información que me van a pedir por correo así lo hago y rechazo la invitación. Y como manager te comparto: es liberador cuando un miembro de mi equipo me responde con un “aquí está lo que me necesitas saber” y rechaza la invitación a la llamada.

Política #4: Los horarios personales son sagrados. La hora de la comida, vacaciones y cualquier hora después de las 4 pm son intocables.

Conclusiones

El trabajo remoto fluye con muchas menos complicaciones si aceptamos la idea de que estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Y, te anuncio, las llamadas te mantienen ocupado.

Como con todas las herramientas, también debemos de asegurarnos que estamos usando la herramienta adecuada para resolver cada problema. Si bien tener una llamada puede sonar como un atajo para atender una situación de manera más rápida, lo cierto es que intentar resolver absolutamente todo en llamadas es contraproducente. Si pasas 8 horas en llamadas todos los días, ¿a qué hora trabajas?

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