Manual de Swanros

¡Hola, $NOMBRE!

Hey, es un gusto tenerte por acá. ¡Vamos a trabajar juntos! Me quise tomar el tiempo de escribir este documento para explicarte un poco cómo funciono, me conozcas y sepas qué es lo que puedes esperar de mí como tu manager. Hago esto porque creo fielmente en el trabajo con personas, y sinceramente me hubiera gustado saber qué era lo que motivaba a algunos managers que he tenido en el pasado. Espero te sea de utilidad.

Durante las próximas semanas vamos a conocernos y a aprender cómo nos gusta trabajar. Por lo pronto, aquí está una radiografía de una semana trabajando en equipo.

Nuestra semana típica

Una semana típica colaborando es bastante relajada desde el punto de vista de comunicación entre nosotros. El micromanagement es la antítesis de cómo trabajo y es lo último que puedes esperar de mí. Habiendo dicho esto, me gusta estar cerca del equipo para saber cómo puedo apoyar, así que nos mantendremos en contacto constante.

Tendremos una llamada semanal para ponernos al día. Durante esta llamada discutiremos cosas importantes o de visión general — no es un standup — y no necesariamente debes de traer algo preparado. Solamente quiero saber cómo vas y establecer una rutina en la que podamos colaborar más allá de tareas puntuales. El objetivo de esta llamada será resolver la siguiente pregunta: ¿cómo podemos potenciar nuestro trabajo?

Además de nuestra llamada 1:1, tendremos una llamada con tu equipo para integrarnos más. Otra vez, no es un standup, sino una oportunidad para mejorar la dinámica que tenemos como equipo. Para estas reuniones crearemos un documento compartido al cual todos tendrán acceso. En él, cualquier miembro del equipo podrá agregar los temas de los que les gustaría hablar, así como las notas de los acuerdos a los que llegamos en la llamada.

Algunos puntos generales que debes de tomar en cuenta sobre nuestro día a día como colaboradores:

No es necesario que me pidas permiso para salir si es que lo necesitas. Confío en que tu manejo del tiempo es el mejor posible, y estoy consciente de que hay ocasiones en que la vida se va a interponer en nuestros días. Está bien — lo único que te pido es que no dejes el trabajo tirado.

El tiempo personal es primero que el trabajo. Todo mi esfuerzo está en fomentar una dinámica de trabajo que nos permita cerrar la computadora sin preocupaciones al final de un día de trabajo.

Procuro responder de manera oportuna a los mensajes. No siempre se logra, pero puedes esperar una respuesta de mi parte.

Principios

Los siguientes son los principios cardinales que guían mi trabajo. Te los comparto de manera únicamente informativa.

Personas antes que números. Un OKR cumplido, una entrega a tiempo, etc., son efectos secundarios de un equipo contento, motivado y retado lo suficientemente para que el trabajo se mantenga interesante. Mi manera de trabajo está enfocada en optimizar para que tú puedas hacer tu mejor trabajo sin complicaciones.

Tu principal responsabilidad es decir que no. No hay nada que valore más en un equipo que las opiniones propias. Mi rol se trata de crear un ambiente para que tú puedas hacer tu mejor trabajo — pero, al final, el trabajo lo harás tú. Esto significa que tú te podrás llevar los éxitos, pero también el aprendizaje y la responsabilidad de solucionar los problemas cuando algo salga mal. Es por eso que lo mínimo que espero de ti es que puedas defender tu punto de vista cuando no estés de cuerdo con algo que yo u otra persona del equipo proponga.

La honestidad es lo más importante.

Procuro entender por qué llegamos al problema, y resolver eso. Encontrar soluciones parciales o incompletas no es como me gusta hacer mi trabajo. Estoy consciente de que hay situaciones en las que vamos a tener que comprometer la calidad del producto, pero estas deberían ser las excepciones.

Es primordial para mí que las personas que trabajan conmigo se conduzcan con respeto.

Mi calendario es tuyo. Te repito, mi rol dentro de la organización es crear un ambiente favorable para ti. Esto significa que a veces vamos a necesitar sentarnos a discutir un tema en particular — puede ser algo que sientas que no está funcionando como debería, o una idea que te gustaría implementar. No tienes que preguntarme si puedes hablar conmigo — simplemente usa el enlace que te pasé para agendar una llamada y listo.

El tiempo es sagrado, y procuro usarlo responsablemente. Te invitaría a hacer lo mismo, pero esta ese una decisión personal. Mi regla es esta: si voy a poner un evento de 1 hr en el calendario, más vale que sea la hora más productiva del día — y asumo esa responsabilidad con seriedad.

No me gusta usar metodologías que tienen un nombre. “A X empresa le funcionó Y” no es un argumento que me emocione para intentar aplicar Y en nuestra organización. Por el contrario, si vamos a analizar por qué funcionó, y lo vamos a intentar adaptar a nuestro caso particular, ahora tienes mi atención.

Trabajo por algo, no en algo. Afortunadamente en nuestra industria hay miles de oportunidades para hacer software, manejar gente, o diseñar cosas. Cuando trabajo en algún lugar en particular, lo estoy haciendo por algo.

Comunicación

Mi método preferido de comunicación es escrito. Creo que escribir algo es la mejor manera de asegurarme de que entiendo de manera clara lo que quiero comunicar. Reconozco que eventualmente será necesario tener una llamada para resolver algún problema en particular, y sigo algunos lineamientos en estos casos.

Procuro no tomar ni buscar llamadas que no estén en el calendario con por lo menos 24 horas de anticipación. Lo último que alguien necesita es una llamada de imprevisto, y estoy consciente de ello. Si necesito tener una llamada contigo, tendrás por lo menos un día completo para prepararte. Esperaría que tuvieras la misma consideración conmigo.

Nunca te enviaré invitaciones a llamadas que no tengan un objetivo claro. Tanto el título del evento en el calendario, como la descripción del mismo, tendrán toda la información que debes saber para llegar preparado a la llamada. En caso de que vaya a pedirte actualización de algún proyecto, por ejemplo, sabrás exactamente qué espero de ti.

El calendario tiene la opción para rechazar invitaciones a eventos. Úsala. Como dije antes, las llamadas para mí son un último recurso para colaborar. Si algún día te envío una invitación a una llamada, pero crees que sería mejor simplemente mandarme la información escrita, siéntete con la libertad de rechazarla. El tiempo es lo más importante y no me lo tomaré a mal si prefieres no tenerla. Si de verdad es crucial que tengamos la llamada, ya sea porque algo urge, o estamos en una situación de alerta, te lo haré saber.

Aprecio cuando todos los participantes de la llamada tenemos la cámara prendida. Trabajamos de manera remota, y es fundamental para mí establecer una relación con las personas que son parte de mi equipo. Vernos la cara es primordial para este propósito. Te pido que, dentro de lo posible, también prendas tu cámara cuando entres a una llamada conmigo — sobre todo si vamos a estar hablando sobre temas valiosos, como tu desarrollo dentro del equipo.

Respeto mi tiempo y el de los otros. Siempre procuro estar ya en la llamada uno o dos minutos antes de que de la hora pactada. Si tengo varias llamadas seguidas, es probable que me pueda demorar unos minutos en entrar a la siguiente. Si esto pasa, y tú eres mi siguiente llamada, te haré saber con anticipación que llegaré unos minutos tarde. No es normal que esto suceda.

Desarrollo profesional

Vamos a establecer objetivos de crecimiento para ti, y vamos a procurar que estos se encuentren en la intersección de lo que tú quieres para tu carrera y lo que la empresa necesita. Tendremos un documento compartido donde colaboraremos en la creación de tu plan de acción, al cual le daremos seguimiento cada 3 meses.

Debes de saber que nuestra relación no será de una sola vía. Es decir, no solamente se trata de pedirte cosas o que llegues a ciertas metas, sino de que entre los dos lleguemos a un acuerdo sobre qué es lo que tú quieres hacer, lo que la empresa necesita, y cómo yo te puedo apoyar.

También debes de tomar en cuenta que las revisiones de este documento no serán las únicas ocasiones en las que podemos compartir retroalimentación. Soy fiel proponente de la comunicación asertiva, y si hay algo que corregir me aseguraré de hacértelo saber en tiempo y forma, y espero que hagas lo mismo conmigo.

Notas extras

Uso muchas analogías cuando explico cosas. Sobre todo cuando algo me gusta demasiado. No te asustes si de repente quiero explicar cómo funciona un sistema literalmente con perros y gatos.

Soy fanático de trabajar por las mañanas, mi día comienza antes de las 6 am regularmente. Te pido que no sientas la presión de estar disponible en mis mismos horarios, y si te mando un mensaje temprano no tienes que contestarme de inmediato.

Soy muy celoso de mis tardes, y procuro no tener compromisos de trabajo después de las 4 pm. Sin embargo, soy flexible, y si hay algo que se necesita hacer a esa hora, estaré ahí. Pero todo mi día y forma de trabajo se centra en poder tener mis tardes libres.