Mejorando la visibilidad de información en equipos remotos

Estás teniendo una acalorada discusión con tus compañeros de trabajo acerca de cómo resolver ese problema con el que llevan atorados un par de semanas. Todos están trabajando de manera remota, y están teniendo la discusión en el canal de chat de la empresa. Han intentado varias propuestas de diferentes miembros del equipo, pero ninguna parece terminar de lleno con el problema.

De repente a una de tus compañeras le llega a la cabeza la solución ideal que sí va a funcionar. Rápidamente la redacta y la publica en el mismo hilo de conversación que han estado usando para coordinar los esfuerzos de resolución de la situación. “Si quieren lo platicamos en una llamada”, escribes. Presionas Enter en tu teclado, y unos minutos después todo el equipo está platicando cara a cara en un Google Meet repasando el plan de acción.

Todos aceptan, entienden su rol, y comienzan a trabajar. Por fin encontraron la solución que les permitirá continuar con la siguiente fase de su proyecto, y la implementarán en tiempo récord.

Todo parece estar tranquilo. Un éxito seguro, un problema menos, y todo gracias a la excelente colaboración de los miembros del equipo.

Hasta que tiempo después alguien hace la pregunta: ¿Me pueden explicar por qué se resolvió esto así? Pero hace 6 meses que la persona que propuso la solución se fue de la organización.

La problemática

El escenario que describo anteriormente sucede más de lo que te imaginas, y no es exclusivo de organizaciones o empresas grandes. Seguramente alguna vez te has preguntado por cómo llegaste a cierta decisión en tu vida personal, o en tu proyecto individual. No es raro.

El cerebro humano está diseñado para generar ideas (y es excelente en ello), no para almacenarlas. El dicho reza que dos cabezas piensan mejor que una, no que dos cabezas recuerdan mejor que una. Reconociendo esto, podemos tomar acciones concretas para no complicarnos la vida a nosotros mismos al momento de que necesitemos recordar cómo fue que llegamos a una decisión.

Una técnica para esto es pensar en las ideas y acuerdos en términos de Flujo y Stock.

Flujo y Stock

Seguramente habrás escuchado en alguna ocasión que cierto producto se encontraba fuera de stock al momento de intentar comprar algo en una tienda. “Nos llega pedido en 15 días,” como es de costumbre.

En el mundo de la economía, los negocios, y la logística existe el término Flujo y Stock, que nos permite pensar de diferentes maneras en las unidades más importantes para un determinado contexto. Al enmarcar la unidad con la que estamos lidiando en el concepto de Flujo y Stock, se vuelve mucho más sencillo determinar cómo deberíamos de manejar dicha unidad.

Una manera más amigable para asimilar el concepto de Flujo y Stock es pensar en que tenemos una tienda de libros. Piensa en cuáles libros pondrías en las vitrinas para atraer clientes. Estarás de acuerdo que la respuesta es que en las vitrinas deberían ir los libros actuales, novedosos o que están en auge, pues son ellos los que atraerán a la tienda a los clientes potenciales que van pasando.

Y entonces, ¿cuáles libros deberías guardar en tu almacén? Los libros clásicos, de conocimiento antiguo; no son tan populares, pero debes tenerlos a la mano de una manera relativamente accesible porque eventualmente va a llegar un cliente a preguntarte por uno de ellos. Es ahí cuando dices “permíteme tantito, déjame ir por él a la bodega”.

De manera concreta:

Flujo hace referencia a una transacción que se haga con una unidad de medida durante un periodo de tiempo. Cuántos libros vendes por hora. Estos libros van en la vitrina.

Stock hace referencia a una unidad de medida en un marco de tiempo en particular. Cuántos libros tienes disponibles para venderhoy. En tu stock tienes los libros clásicos.

Flujo y Stock del conocimiento

Podemos categorizar cómo administramos nuestros bienes físicos, y determinar si los debemos de guardar en un almacén, o tenerlos en las vitrinas de una tienda. De la misma manera, podemos categorizar el conocimiento y la información que manejamos en el día a día. El concepto de Flujo y Stock, al ser asimilado y transportado al reino del conocimiento, nos permite discernir con mayor claridad cómo deberíamos administrar una idea.

Podremos decidir si un pedazo de información es de flujo (novedosa, popular, y que debería ir en la vitrina), o de stock (de valor histórico, clásica, y que debería ir en el almacén).

La información que determinemos flujo va en las vitrinas de la era digital: aplicaciones de chat, videollamadas, correos electrónicos, o cualquier otro medio de comunicación cuya naturaleza sea efímera. Estos medios de comunicación están hechos para ser consumidos “al pasar”, al igual que un exhibido afuera de una tienda.

Entre las características de los medios de comunicación ideales para transmitir información de flujo se encuentran:

se centran en la facilidad de transmitir, no preservar, la información (chats privados, videollamadas por Zoom o Google Meet),

usualmente ofrecen una experiencia personalizada para cada usuario (Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp), y

generan silos de información dentro de una organización (correo electrónico).

Por el contrario, la información que determinemos stock debería de ir en nuestros repositorios digitales de información: documentos en la nube, notas compartidas, o almacenes de código a los que todos los miembros del equipo tengan acceso. Si contrataras un nuevo vendedor en tu librería, él o ella necesitaría acceso a tu bodega de libros para poder hacer su trabajo. Sucede exactamente igual con el conocimiento.

Entre las características que hacen que un medio sea apto para almacenar información de stock se encuentran:

la habilidad de que todos los miembros de la organización estén viendo el mismo contenido al mismo tiempo (carpetas compartidas, como Google Drive o Dropbox),

la posibilidad de colaborar simultáneamente en la edición del contenido (Google Docs, Office365, Dropbox Paper)

la preservación de un historial de modificaciones, con marca de tiempo y detalle del cambio (Google Docs hace esto también)

el contenido es indexable y se pueden realizar búsquedas complejas

También es de vital importancia asegurarse que la información stock debe de contener todo el contexto necesario para ser útil. Para esto, te recomiendo que sigas el PURLÚ (Principio de la URL Única). De nada sirve tener información guardada, si es dificil interpretarla.

¿Cómo saber si una pieza de información es Flujo o stock?

Una definición muy personal para la información que considero como flujo en mi día a día es preguntarme si la idea podría caber en un Tweet. Si la respuesta es sí, entonces comunico la idea a través de un canal apto para información fluctuante.

Ejemplos de información que considero flujo:

Notificar al equipo que un proyecto se completó de manera exitosa.

Confirmar un dato con alguno de mis compañeros.

Pedir o dar una actualización de estatus de una iniciativa.

Pedir por referencias sobre algún trabajo previo.

Información relacionada con ocio.

Por otra parte, cualquier pieza de información que tenga un valor histórico dentro del contexto en el cual está siendo manejada, debería de ser considerada información de stock.

Notificar que un proyecto se completó de manera exitosa es claramente información de flujo, y podríamos hacer dicho anuncio a través de Slack, Google Chat, o en un correo electrónico sin problema. Sin embargo, el historial y resumen de entrega del proyecto completado es información de stock, y por lo tanto deberíamos de preservarlo en un folder compartido de Google Drive o Dropbox, al cual tienen acceso los miembros del equipo a quienes podría servirles dicha información.

Puedes aplicar esta misma forma lógica en tu día a día para determinar si algo debería ser comunicado como información de flujo, o información de stock. Además, puedes ir un paso más allá y pensar también en organizar los canales de comunicación de tu equipo, algo de lo que también escribí.

Conclusión

Estudiar otras áreas de la vida nos expone a ideas que podemos moldear para resolver problemas que ni siquiera estábamos conscientes que teníamos. En esta ocasión, hemos explorado un concepto de economía, nos hemos quedado con su esencia, y lo adaptamos a un área de interés muy particular: la administración de la información y conocimiento.

Ser eficiente, en esencia, se trata de remover fricciones. Al remover la fricción de recuperar conocimiento e información, estamos elevando nuestras probabilidades de tener éxito en lo que sea que estemos haciendo. Aplicando el concepto de Flujo y Stock en nuestro trabajo y vida personal, dejaremos de tener la incertidumbre naciente de la falta de organización del conocimiento.